Description of Microsoft Excel in Detail in Hindi?
एमएस एक्सेल का इतिहास
एमएस एक्सेल का उपयोग आजकल हम सभी के द्वारा बहुत व्यापक रूप से किया जा रहा है, क्योंकि यह बहुत सहायक है और यह बहुत समय बचाने में मदद करता है. यह इतने सालों से इस्तेमाल किया जा रहा है और यह हर साल नए फीचर्स के साथ अपग्रेड हो जाता है. एमएस एक्सेल की सबसे प्रभावशाली बात यह है कि इसे किसी भी तरह के काम के लिए कहीं भी इस्तेमाल किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, इसका उपयोग बिलिंग, डेटा प्रबंधन, विश्लेषण, इन्वेंट्री, वित्त, व्यावसायिक कार्यों, जटिल गणनाओं आदि के लिए किया जाता है।
कोई व्यक्ति इसका उपयोग करके गणितीय गणना भी कर सकता है और चार्ट या स्प्रैडशीट के रूप में भी इसमें महत्वपूर्ण डेटा संग्रहीत कर सकता है।एमएस एक्सेल एक सॉफ्टवेयर है, और इस सॉफ्टवेयर को Microsoft द्वारा डिज़ाइन और निर्मित किया गया है. एमएस एक्सेल एक Spreadsheet है जिसमें Rows और Columns की संख्या शामिल है. एमएस एक्सेल हमें एक tabular form में डेटा प्रदान करने में मदद करता है. एमएस एक्सेल हमें डेटा को organize करने, store करने और analysis करने में मदद करता है।
MS Excel MS Office का एक भाग है MS Excel का निर्माण Microsoft कंपनी ने किया है, MS Excel का पहला Edition 1985 में Mac OS के लिये जारी किया गया था, एमएस एक्सेल का उपयोग Calculation के लिए किया जाता है.Tabular format proper classification में मदद करता है और डेटा का समग्र Point of view प्रदान करता है. MS Excel हमें विभिन्न कार्यों को पूरा करने में मदद करता है जैसे कि Editing, formatting, tabulation, storing, formulating, Charting, Printing, Consolidating, Grouping और Ungrouping, communicating और many more. MS Excel एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर है
क्योंकि एक ही सॉफ्टवेयर में इसके विभिन्न कार्यों उपलब्ध हैं।
एमएस एक्सेल एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, और इस स्प्रेडशीट प्रोग्राम को पूरी दुनिया की सबसे प्रसिद्ध कंपनी माइक्रोसॉफ्ट द्वारा windows, Mac, android तथा ios ऑपरेटिंग सिस्टम में इस्तेमाल करने के लिए बनाया गया है. यहाँ पर हम आपकी जानकारी के लिए बता दे की माइक्रोसॉफ्ट excel Users को डेटा को व्यवस्थित ,फॉरमैट तथा फॉर्मूला के जरिए डाटा को कैलकुलेट करने में यह spreadsheet सिस्टम आपकी मदद करता है, चूँकि excel MS-office का एक भाग है और तो यह MS ऑफिस suite की अन्य एप्लीकेशन को सपोर्ट करता है. अन्य Spreadsheet application की तरह ही MS एक्सेल में भी same basic features हैं. जैसे कि यह डाटा को व्यवस्थित करने तथा manipulate करने के लिए rows तथा column में व्यवस्थित cells के कलेक्शन का इस्तेमाल करता है. एक MS Axle spreadsheet में अधिकतम 16384 कॉलम्स तथा 1,048,576 rows होती हैं. यह rows तथा कॉलम्स मिलकर एक cell का निर्माण करती हैं एक्सेल 2007 की एक स्प्रेडशीट में लगभग cells 17,179,869,184 होते हैं।
एमएस एक्सेल का परिचय
एमएस एक्सेल का निर्माण
एमएस एक्सेल क्या हैं ?
एमएस एक्सेल एक व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला सॉफ्टवेयर है क्योंकि एक ही सॉफ्टवेयर में इसके विभिन्न कार्यों उपलब्ध हैं.जब आप एमएस एक्सेल को खोलते हैं, तो आप देख सकते हैं कि एमएस एक्सेल में बहुत सारे ऑपरेशन हैं, तो हम सभी कार्यों को विस्तार से अध्ययन करते हैं-
File या Office button आपकी स्क्रीन के शीर्ष बाएं कोने पर स्थित है. यह बटन विभिन्न विकल्पों जैसे कि new, open, save, save as, print, share, export, close आदि जैसी सुविधाएं प्रदान करता है. file button के बारे में जानने के लिए कुछ भी नहीं है यह मूल ऑपरेशन है जो MS Word, MS PowerPoint जैसे अन्य सभी software के लिए सामान्य है-
File:- File या Office button आपकी स्क्रीन के शीर्ष बाएं कोने पर स्थित है. यह बटन विभिन्न विकल्पों जैसे कि new, open, save, save as, print, share, export, close आदि जैसी सुविधाएं प्रदान करता है. file button के बारे में जानने के लिए कुछ भी नहीं है यह मूल ऑपरेशन है जो MS Word, MS PowerPoint जैसे अन्य सभी software के लिए सामान्य है.
Open:- जब आप open पर क्लिक करते हैं, तो वह आपको उन फ़ाइलों को खोलने के लिए कहेंगे जो आपने पहले saveहैं। save गई फ़ाइल खोलने के लिए excel shortcuts कुंजी है (Ctrl + O)
Save:- जब आप save पर क्लिक करते हैं, तो यह आपकी spreadsheet को आपके डिवाइस में सहेजने में मदद करता है। वर्तमान फ़ाइल को सहेजने के लिए excel shortcuts कुंजी है (Ctrl + S)
Save Us:- जब आप इस save as पर क्लिक करते हैं, यह आपकी आवश्यक जगह में spreadsheet को save में मदद करता है.
Print:- जब आप Print पर क्लिक करते हैं, तो वह Spreadsheet print करेंगे जिसे आप इसे हार्डकॉपी के रूप में चाहते हैं। spreadsheet print करने के लिए excel shortcuts (Ctrl + P)
Share:- जब आप Share पर क्लिक करते हैं, तो यह ई-मेल और क्लाउड के माध्यम से Spreadsheet share करेगा।
Export:- जब आप Export पर क्लिक करते हैं, तो यह PDF (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट) या XPS (एक्सएमएल पेपर स्पेसिफिकेशन) में Spreadsheet को export करने में मदद करेगा।
Close:- जब आप Close पर क्लिक करते हैं, तो यह आपको spreadsheet बंद करने या MS Excel को बंद करने में मदद करेगा यदि आपने Document या spreadsheet को नहीं save है, तो यह आपको यह पूछेगा कि क्या सामग्री को सहेजना है या नहीं बचाने के लिए किसी भी आपरेशन पर क्लिक करके आप MS Excel से बाहर आ जाएगा बंद करने का दूसरा तरीका स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने पर क्लिक करना है जो “x” दिखाता है.
एमएस एक्सेल का फॉर्मेटिंग फीचर्स
- क्षैतिज स्क्रॉल बार दिखाएं
- खड़ी स्क्रॉल बार दिखाएं
एमएस एक्सेल का इस्तेमाल कैसे करे?
एम एस एक्सेल की विशेषताएं
- एम एस एक्सेल एक डाटा एंट्री प्रोग्राम है इसमें मैथेमेटिकल कार्यो को कर सकते है।
- इसके वर्कशीट को इलेक्ट्रॉनिक स्प्लिटशीट भी कहते है।
- इसके वर्कशीट में 256 रो और 65536 कॉलम होते है।
- इसमें बनाई गई फाइल को इंटरनेट के वातावरण सेव करने की सुविधा दी गई है।
- इसमें दिए गए ऑप्शन मर्ज सेंटर के द्वारा हम कई सेलो को मिलकर एक सेल बना सकते है।
- इसमें बनाई गई वर्कशीट के फाइल को पासवर्ड देकर लॉक कर सकते है।
- इसमें दिए गए फार्मूला बार के द्वारा हम ओपन किये गई फाइल पर फॉर्मूला अप्लाई कर सकते है।
एम एस एक्सेल के उपयोग
- डाटा ऑर्गनाइज़ करने और उसेके रेसुररेक्शन करने में
- डाटा फ़िल्टरिंग करने में
- लक्ष्य का विश्लेषण
- डैशबोर्ड का निर्माण
- इंटरएक्टिव चार्ट और ग्राफ़
- मैथमेटिकल फार्मूला
- एक्सेल के माध्यम से ऑटोमेशन
- डाटा एनालिसिस और इंटरप्रिटेशन
- डाटा से जुड़े काम आसानी से करने के लिए ढेर सारा फार्मूला
- फ्लेक्सिबल और उपयोगकर्ता के अनुकूल
- ऑनलाइन एक्सेस
एम एस एक्सेल का घटक
- स्प्रेडशीट (Spreadsheet)
- चार्ट (Chart)
Spreadsheet:- स्प्रेडशीट एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक महत्वपूर्ण भाग है। यह एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है। इस प्रोग्राम में डेटा को सारणीबद्ध रूप में स्प्रेडशीट पर प्रस्तुत किया जाता है। इसमें तैयार किये गये डेटा द्वारा विभिन्न गणनाओं के कार्य को सम्पन्न किया जा सकता है। विभिन्न गणनाओं; जैसे- गणितीय एकाउंटिंग आदि करने के लिए सूत्र एवं फंक्शन भी इस प्रोग्राम में उपलब्ध हैं। M.S. वर्ड की तरह इस प्रोग्राम में भी ग्राफिक को रखने की सुविधा होती है। प्रिंट करने के विकल्प तथा फॉरमेटिंग सम्बन्धित सभी जरूरी कमांड भी इससे प्राप्त हो सकती है।
स्प्रेडशीट वास्तव में एक पेपर है जिसमें रोज और कॉलम बने होते हैं। जिसमें डेटा, नम्बर या टेक्स्ट लिखे जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक कम्पनी की बैलेंस शीट एक स्प्रेडशीट ही होती है। सही शब्दों में इलैक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट एक्सेल एक पेपर स्प्रेडशीट के समान है जो कम्प्यूटर मॉनिटर के स्क्रीन पर फैलाई गई है।स्प्रेडशीट का इस्तेमाल टैक्स, numbers और formulas विशेष रूप की calculations करने के लिए किया जाता है. यह है सॉफ्टवेयर बहुत सारे बिजनेस के लिए बहुत ही जरूरी है जिसे expenditures and income, plan budgets, chart data की जानकारी रखनी होती है उनके लिए यह सॉफ्टवेयर बहुत जरूरी है।
आज है सॉफ्टवेयर लगभग हर बिजनेस में इस्तेमाल किया जाता है क्योंकि इसके अंदर डाटा को बहुत ही आसानी से सेव किया जा सकता है या उसे बदला भी जा सकता है. इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल आप अपने कंप्यूटर में इंस्टॉल करके कर सकते हैं या ऑनलाइन भी आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं बहुत सारी वेबसाइट पर आपको भी है ऑनलाइन इस्तेमाल करने का भी ऑप्शन मिलता है. जिसमें से माइक्रोसॉफ्ट और गूगल दो ऐसी बड़ी कंपनियां हैं जिनके ऑनलाइन स्प्रेडशीट को आप फ्री में इस्तेमाल कर सकते हैं।
एम एस एक्सेल के फंक्शन
फंक्शन के प्रकार
- गणितीय फंक्शन जैसे कि Sum, ROUND (ये किसी खास अंक तक संख्या को राउंड करता है) इत्यादि।
- Statistical फंक्शन जैसे कि Count, Average इत्यादि।
- टेक्स्ट फंक्शन जैसे कि REPLACE, RIGHT इत्यादि।
- फाइनेंसियल फंक्शन जैसे कि RATE, NPV इत्यादि।
- लुकअप फंक्शन जैसे कि VLOOKUP और HLOOKUP.
- लॉजिकल फंक्शन जैसे IF, OR इत्यादि।
- दिन और समय वाले फंक्शन जैसे कि TODAY, NOW वगैरह।
फंक्शन का प्रयोग
फंक्शन के भाग
- बराबर का चिन्ह (=),
- फंक्शन का नाम (जैसे कि जोड़ या गुना), और
- एक या एक से ज्यादा आर्गुमेंट
- आर्गुमेंट में वो सूचनाएँ होती है जिनका आप हल निकालना चाहते हैं।
आर्गुमेंट क्या है?
एमएस एक्सेल का फॉर्मूला
1) SUM:- पहला एक्सेल फ़ंक्शन जिससे आप परिचित होने चाहिए, वह है SUM जो addition के बेसिक अरिथमेटिक ऑपरेशन करता हैं।
SUM फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:
SUM(number1, [number2] ,…)
SUM फ़ंक्शन:- SUM फ़ंक्शन में पहला argument आवश्यक है, अन्य नंबर ऑप्शनल हैं, और आप एक फार्मूला में 255 नंबर दे कर सकते हैं।मतलब, आपके SUM फार्मूला में कम से कम 1 नंबर, सेल या सेल रेंज का रेफरंस शामिल होना चाहिए।
उदाहरण के लिए:
=SUM(A1:A5) – यह सेल A1 से A5 तक के सेल्स की वैल्यू को एड करता हैं।
=SUM(A2, A5) – यह सेल A2 और A5 सेल्स की वैल्यू को एड करता हैं।
=SUM(A2:A5)/5 – यह सेल A1 से A5 तक के सेल्स की वैल्यू को एड करता हैं और इस SUM को 5 से डिवाइड करता हैं।
आपके Excel वर्कशीट में, यह फार्मूला कुछ इस तरह से दिखाई दे सकते हैं-
टिप:- किसी कॉलम या रो के SUM करने का सबसे फास्ट तरीका हैं कि इन सेल्स के अगले सेल्स को सिलेक्ट करें और Home टैब के AutoSum बटन पर क्लिक करें।
2) AVERAGE:- एक्सेल का AVERAGE फ़ंक्शन, नंबर्स का औसत (arithmetic mean) खोजता है।
AVERAGE फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है-
AVERAGE(number1, [number2], …)
AVERAGE फ़ंक्शन:- यहां पर number1, [number2], आदि एक या एक से अधिक नंबर (या नंबर्स वाले सेल्स के रेफरेन्सेस) है, जिनकी औसत कैल्यूलेशन आप करना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए-
=AVERAGE(A1:A5)
3) MAX & MIN:- Excel में MAX और MIN फार्मूला क्रमशः, नंबर्स के सेट की सबसे बड़ी और सबसे छोटी वैल्यू होती हैं।
उदाहरण के लिए:
=MAX(A2:A5)
=MIN(A2:A5)
4) COUNT & COUNTA:- यदि आप यह जानना चाहते हैं कि सेल्स रेंज में कितने सेल्स में न्यूमेरिक वैल्यू (numbers or dates) हैं, तो इन्हे मैन्यूअली गिनने में अपना समय व्यर्थ न करें। एक्सेल का COUNT फ़ंक्शन एक ही सेकंड में गिनेगा।
COUNT फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-
COUNT(value1, [value2], …)
जबकि COUNT फ़ंक्शन केवल उन सेल्स को काउंट करता है जिसमें नंबर्स होते हैं, लेकिन Excel का COUNTA फ़ंक्शन उन सभी सेल्स को काउंट करता है जो ब्लैंक नहीं हैं, चाहे वे numbers, dates, times, text, logical values of TRUE और FALSE की लॉजिकल वैल्यू , errors या empty text strings (“”) हो सकते हैं।
COUNTA फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-
COUNTA (value1, [value2], …)
उदाहरण के लिए, कॉलम A में कितने नंबर्स शामिल हैं इसका पता लगाने के लिए, इस फार्मूला का उपयोग करें-
=COUNT(A:A)
कॉलम A में सभी non-empty सेल्स को काउंट करने के लिए, इस फार्मूला का उपयोग करें-
=COUNTA(A:A)
दोनों फ़ार्मुलों में, आप पूरे A कॉलम के सेल्स को रेफर कर रहे हैं।
5) IF:- जब आप एक्सेल में IF formula का यूज करते हैं, तब आप एक्सेल को कुछ कंडिशन्स को टेस्ट करने के लिए कहते हैं और जब यह कंडिशन पूरी होती है तो एक्सेल वैल्यू देता हैं या कैल्युकेशन करता हैं और यदि यह कंडिशन पूरी नहीं होती तो एक्सेल दूसरी वैल्यू या अन्य कैल्युकेशन करता हैं।
IF फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-
IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
आसान भाषा में –IF(कुछ सच है, तो कुछ करो, अन्यथा कुछ और करें)अतः एक IF स्टेटमेंट के दो रिजल्ट हो सकते हैं। अगर आपकी तुलना सही है तो पहला रिजल्ट, नहीं तो दूसरा रिजल्ट।
उदाहरण के लिए, यदि स्टूडेंट्स को 35 से उपर मार्क हैं तो वह PASS हैं और यदि उसे 35 से कम मार्क हैं तो वह FAIL हैं।
=IF(A2>=35, “PASS”, “FAIL”)
6) TRIM:- एक्सेल का TRIM फ़ंक्शन वर्ड्स से अतिरिक्त स्पेस को निकालता है और टेक्स्ट के स्टार्ट या एंड में एक भी स्पेस कैरेक्टर नहीं रखता।एक्सेल में अनचाहे स्पेस को हटाने के कई तरीके हैं, जिसमें TRIM फ़ंक्शन सबसे आसान तरीका है-
TRIM फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-
TRIM(text) उदाहरण के लिए, A कॉलम स्तंभ के सभी अतिरिक्त स्पेस निकालने के लिए, सेल A1 में निम्न फार्मूला एंटर करें, और फिर इसे कॉलम के नीचे कॉपी करें.
= TRIM (A1)
यह सेल्स में सभी अतिरिक्त रिक्त स्पेस को निकाल कर सिर्फ एक ही स्पेस कैरेक्टर को वर्ड्स के बिच रखेगा।
7) LEN:- जब भी आप किसी सेल में कितने कैरेक्टर्स हैं यह जानना चाहते हैं, तो LEN उपयोग करें।
LEN फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-
=LEN (text)
A2 सेल में कितने कैरेक्टर हैं यह जानने के लिए –
=LEN(A2)
कृपया ध्यान रखें कि एक्सेल का LEN फ़ंक्शन स्पेस के साथ सभी कैरेक्टर को काउंट करता हैं।
8) AND:- कई मापदंडों को जांचने के लिए ये सबसे लोकप्रिय लॉजिकल फंक्शन हैं।
AND फ़ंक्शन:- यह तब काम में आता है जब आपको कई कंडीशंस को टेस्ट करना पड़ता है और यह सुनिश्चित करना है कि वे सभी TRUE होते हैं।टेक्निकली AND फ़ंक्शन आपके द्वारा स्पेसिफाइ की गई कंडीशंस को टेस्ट करता है और यदि सभी कंडीशंस TRUE होती हैं तो यह TRUE रिटर्न देता हैं नहीं तो FALSE रिटर्न देता हैं।
AND फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है:-
=AND (logical1, [logical2], …)
उदाहरण के लिए, स्टूडेंट्स को Math और English दोनों में 35 के उपर मार्क हैं तो वे PASS हैं, अन्यथा FAIL हैं।
=IF(AND(B2>35,C2>35), “PASS”, “FAIL”)
9) OR:- कई मापदंडों को जांचने के लिए ये सबसे लोकप्रिय लॉजिकल फंक्शन हैं।AND एक्सेल या फ़ंक्शन की तरह ही एक OR एक लॉजिकल फ़ंक्शन है जिसका उपयोग दो वैल्यू या स्टेटमेंट की तुलना करने के लिए किया जाता है।
OR फ़ंक्शन:- सिर्फ अंतर यह है कि OR फ़ंक्शन, दिए गए सभी कंडिशन्स में से एक भी कंडिशन TRUE होती हैं तो TRUE रिटर्न करता हैं और सभी कंडिशन गलत होने पर FALSE रिटर्न करता हैं।
OR फ़ंक्शन का syntax इस प्रकार है-
=OR (logical1, [logical2], …)उदाहरण के लिए, स्टूडेंट्स को Math और English दोनों में से किसी एक भी सब्जेक्ट में 35 के उपर मार्क हैं तो वे PASS हैं, अन्यथा FAIL हैं।
=IF(OR(B2>35,C2>35), “PASS”, “FAIL”)
10) CONCATENATE:- एक्सेल का CONCATENATE फ़ंक्शन दो या अधिक टेक्स्ट आइटम को जॉइन करता हैं। यह दो या दो से अधिक सेल्स की वैल्यू को एक ही सेल में कंबाइन करता हैं।
CONCATENATE का syntax इस प्रकार है:-
CONCATENATE(text1, [text2], …)उदाहरण के लिए, A2 and B2 सेल की वैल्यू को कंबाइन करने के लिए, बस एक अलग सेल में निम्न फॉर्मूला एंटर करें-
=CONCATENATE(A2, B2)
यदि आपको इन कंबाइन किए गए वैल्यू को अलग करना हैं, मतलब इनमें एक स्पेस एड करनी हैं, तो आर्ग्यूमेंट्स लिस्ट में (” “) स्पेस कैरेक्टर टाइप करें।
=CONCATENATE(A2, ” “, B2)