MS Word की कार्यप्रणाली को विस्तार से जानिए?

Know the Working of MS Word in Detail in Hindi? आज हम आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड के बारे में विस्तार से बताने वाले हैं, और MS Word की कार्यप्रणाली का भी विश्लेषण करेंगे।

विश्व में सबसे ज्यादा प्रचलित सॉफ्टवेयरों में से एक सॉफ्टवेयर है माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, इसी सॉफ्टवेयर के अंतर्गत सबसे ज्यादा उपयोग में आने वाला एप्लीकेशन है माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड, इसे हम लोग MS Word के नाम से जानते हैं। 

MS Word Working Method in Hindi
MS Word Working Method in Hindi

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड एक बहुत ही सरल और उपयोगी सॉफ्टवेयर है, कोई भी ऑफिस या साधारण दस्तावेज जनित कोई भी काम को करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक बेहतर विकल्प होते हैं।

यह बहुत पेचीदा काम करने वाला सॉफ्टवेयर नहीं है जिसके कारण यह काफी सफलतापूर्वक अभी भी सभी के कंप्यूटर में जरूर होता ही है।

इसमें इतने सारे विकल्प होते हैं काम करने के कि किसी भी तरह के दस्तावेज वाले काम आसानी से हो जाता है, टेक्स्ट फॉर्मेटिंग से लेकर इमेजिंग प्रेजेंटेशन भी आसानी से किया जा सकता है। 

इस सॉफ्टवेयर की कार्यप्रणाली भी बहुत आसान होता है जिससे बच्चों से लेकर बड़े तक आसानी से उपयोग कर सकते हैं। 

MS Word जिसका पूरा नाम ‘Microsoft Word’ है तथा इसे ‘Word’ के नाम से भी जानते है, चलिए अब MS Word की सारी कार्यप्रणाली विस्तार से समझ लेते हैं। 

 

MS Word
MS Word

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक शानदार एप्लीकेशन MS Word अथवा माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड जिसकी स्क्रीन आप ऊपर देख सकते हैं यह कुछ ऐसा दिखता है।

वैसे हम बता दे जो स्क्रीन आप देख रहे हैं वह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का 2010 वर्जन है। अगर ऊपर की तरफ आप अच्छे से देखेंगे तो काफी सारे ऑप्शन देखने को मिलेगा जिसमें कुछ मैन्युबार है टूल बार है।

आज हम इन्हीं सभी ऑप्शन को एक-एक करके देखेंगे, साथ ही जानेंगे कि यह किस प्रकार काम करता है।


Main Menu – में नौ आइकॉन होते हैं। आइये प्रत्येक आइकॉन के कार्य का अध्य्यन करें –


File – फाइल खोलना, बन्द करना, फाइल बनाना आदि कार्य इसके अंतगर्त किये जाते हैं।


Edit – एडिट के द्वारा हम अपने दस्ताबेजों को एडिट कर सकते हैं। जैसे- कट, कॉपी, पेस्ट, डिलीट आदि।


View – हम टेक्स्ट (Text) का आकर इस आइकॉन के द्वारा बदल सकते हैं। इसका अंतिम रूप उसी प्रकार का होता है जैसा व्यू में दिखाई देता है। 


Insert – टेक्स्ट में पेज, पेज नंबर, हेडर अथवा फुटर, चिन्ह, चित्र ,बॉक्स आदि इस आइकॉन के द्वारा दाल सकते हैं।


Format – फॉर्मेट के द्वारा हम बुलेट (Bullet) एवं नम्बरिंग (Numbering), बॉर्डर (Border), शूटिंग (Shooting) आदि डाल सकते हैं। हम फॉण्ट (Font) एवं टेक्स्ट के अक्षरों के केस (Case) में परिवर्तन एवं एलाइन भी दूसरे द्वारा कर सकते हैं । 

Tools – इस पर क्लिक करके हम व्याकरण भाषा एवं शब्दों की संख्या ज्ञात कर सकते हैं । 

Table – इसकी सहायता से हम टेबल बना सकते हैं, मिटा सकते हैं, उनकी पक्तियाँ एवं स्तभों को भी बदल सकते हैं। 

Window – इससे हम विंडो की सेटिंग बदल सकते हैं। 

Help – हम वर्ड से संबंधित मदद इसके द्वारा ले सकते हैं। टूल बार की मदद से स्किन पर स्थित हम इन सभी कमांड्स को संचालित कर सकते हैं। स्किन पर View > Toolbar पर क्लिक करके आप Toolbar देख सकते हैं । 

MS Word के द्वारा नया डॉक्यूमेंट

एम एस वर्ड के मेन मेन्यू में File पर क्लिक करने पर आपको New का विकल्प दिखेगा। इस पर क्लिक करने पर Word का नया पेज खुलेगा। आप नया फाइल इस पर तैयार कर सकते हैं।

Ctrl+N कमांड का प्रयोग नया फाइल बनाने के लिए किया जाता है।

ऐसा करते ही आपके सामने स्क्रीन पर एक नया डॉक्यूमेंट वाला डायलाग बॉक्स खुल जाएगा।अब Blank and Recent सेक्सन में जाएँ और Blank Document पर क्लीक करें।

MS Word New Document
MS Word New Document

इस आप्शन को खोजने में आपको दिक्कत नही होगी क्योंकि ये पहले से ही हाईलाइट किया हुआ रहता है और आपको सीधा दिख जाता है।

अब आपके Create पर क्लीक करते ही आपके सामने स्क्रीन पर एक खाली डॉक्यूमेंट खुल जाएगा जिसमे आप कोई भी टेक्स्ट लिख सकते हैं या चित्र डाल सकते हैं तो अभी आपने जाना कि कैसे MS Word में एक नये डॉक्यूमेंट का निर्माण करते हैं।

आप Ctrl+P दबाकर उस डॉक्यूमेंट को प्रिंट कर के उसकी हार्ड कॉपी भी निकाल सकते हैं।

कोई फाइल खोलना

एमएस वर्ड में कोई भी पुराना फाइल अगर आपको खोलना होता है तो उसके लिए फाइल में जाने के बाद ओपन ऑप्शन में जाना पड़ता है।
फाइल ओपन करने का शॉर्टकट बटन है Ctrl+O.

Ctrl+O इस कमांड के पश्चात एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जो आपसे यह प्रश्न करेगा की आप कौनसा दस्ताबेज खोलना चाहते हैं।

तब आप उस पर ऑल वर्ड डाक्यूमेंट्स डाक्यूमेंट्स (All Word Documents) लिखा पाएँगे। परन्तु यह उसी दस्तावेज को खोलेगा जो उस फोल्डर पर स्थित है ।

Step1 – सबसे पहले MS Word को Open करिए।

Step2 – MS Word को Open करने के बाद Office Button पर क्लिक कीजिए।

Step3 – Office Button से आप Open पर क्लिक कीजिए।

  1. MS Word Office Button
  2. Click on Open

Step4 – Open पर क्लिक करने के बाद आपके सामने एक Open Dialog Box खुलकर सामने आएगा। यहाँ से आप जो भी file खोलना चाहते है, उसे चुन सकते है।

  1. MS Word Open Dialog Box
  2. Browse File and Open

Step5 – जब आपको अपनी पसंद की File या Document मिल जाए। तो उसे Open करने के लिए उसके ऊपर Double Click करें। या फिर एक क्लिक कर उसे Select करके Open के बटन पर क्लिक कर दे। आपकी File Open हो जाएगी।

Step6 – आप इस कार्य को Keyboard के द्वारा भी कर सकते है। इसके लिए बस की-बोर्ड से CTRL + O को दबाएं और 4 एवं 5 नम्बर की प्रक्रिया को दोहराए। इस तरह आप जल्दी से Word Documents/Files को Open कर सकते हैं।

Open File Option in MS Word
Open File Option in MS Word

File Menu Tab

इस मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह आॅप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key alt+ F होती है।

New – इस ऑप्शन का प्रयोग नयी फाइल बनाने के लिए किया जाता है। इसकी shortcut key Ctrl+N होती है। New पर क्लिक करने पर New Document आ जाता है।

Open – इस Option का प्रयोग पुरानी फाइलो को या पहले से Save फाइलों को Open (खोलने) करने के लिए किया जाता हैं । इसकी shortcut key Ctrl+O होती है। यानि जो फ़ाइल आपने पहले किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे दिखाया गया डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा।

Close – इससे वर्तमान में खुले हुये डाक्यूमेंट को बंद किया जाता है।

Save – इस Option का प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं । इसकी shortcut key Ctrl+S है स्टैर्डड टूलवार की सहायता से भी डाक्यूमेंट को सेव किया जा सकता है।

इसमें save in option होता हैं जिसमे आप फाईल को कहाॅ पर सेव करना हैं यह सेट कर सकते हैं और फाईल बाॅक्स में फाईल का नाम दे कर सेव बटन पर क्लिक करते है। जिसेस फाईल सेव हो जाती है।

Save as – इस Option का प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम से किसी दूसरी ड्राइव में Save करने के लिए किया जाता हैं।

इसकी shortcut key F12 है जो महत्वपूर्ण डाक्यूमेंट होते है उनको हमेशा Save as करना चाहिये । यह एक सुरक्षा टूल है।

Print Preview – इस Option का प्रयोग पेज को प्रिंट होने से पहले देखने के लिए किया जाता हैं। अर्थात पेज का Preview देखने के लिए किया जाता हैं।

यदि कोई गलती होती है तो उसका सुधार भी कर सकते है। इसके साथ print preview टूलबार आती है जिसकी सहायता से विभिन्न प्रकार प्रिंट प्रीव्यू देख सकते है।

Print Option in MS Word
Print Option in MS Word

Print – इसकी सहायता से डाक्यूमेंट का प्रिंट आउट निकाला जाता है। इसमे कई आॅप्शन होते है। जिनसे विभिन्न प्रकार से प्रिंट निकाला जा सकता है।

इस डायलाॅग बाक्स में प्रिंटर का नाम page range, Number of copies , print What आदि को सेट करते है। ok पर क्लिक करके प्रिंट निकाल सकते है।

Exit – इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं। इसकी Shortcut key alt +F4 है।

 Page Setup – इस Option का प्रयोग पेज को सेट करने के लिए किया जाता हैं जैसे Page Size, Margin, Orientation आदि सेट करने के लिए किया जाता हैं ।

Print Page Setup in MS Word
Print Page Setup in MS Word

Paper – इससे वर्कबुक की orientation , Scaling and paper size को सिलेक्ट कर सकते है।

Margins – इस टैब से पेज का मार्जिन सेट करते है। पेपर में चार मार्जिन होते है। एवं हेडर एवं फुटर के लिये स्पेस सिलेक्ट करते है।

Header / Footer – इससे पेज में हेडर एवं फुटर को सेट करते है।Custom Button पर क्लिक करके सीट में हैडर एवं फुटर लगाते है।

Sheet – इसमें सीट का प्रिंट ऐरिया सिलेक्ट करते है। प्रिंट टाईटिल सीट से क्या क्या प्रिंट करना है। उसको चुनते है। एवं प्रिंट आर्डर सिलेक्ट करते है। इस डायलाग बाक्स में तीन बटन होते है।

print, print preview, option button। इसलिए, यदि आप MS Word को File के साथ-साथ ही बंद करना चाहते है। तो Office Button में दांए तरफ मौजूद Exit Word पर क्लिक कीजिए।

या आप Keyboard से ALT + F4 भी दबा सकते है। इसके अलावा आप MS Word की Title Bar से दांए कोने में स्थित Close Button पर क्लिक कर भी MS Word को बंद कर सकते है।

Home Menu Tab

MS Word में होम टैब वो सारे काम करता है जो ये निर्धारित करें की अगर आपका डॉक्यूमेंट प्रिंट किया जाता है या इन्टरनेट पर डाला जाता है तो कैसा दिखेगा।

अक्सर लोग होम टैब में एडिट का प्रयोग तो काफी करते हैं लेकिन इसके बांकी के फंक्शन को नजरअंदाज कर देते हैं जिससे कि डॉक्यूमेंट में कई जरूरी बदलाव करने के मौके चले जाते हैं।

यहाँ हम होम टैब के अंदर आने वाले सारे आप्शन और मेनू की एक-एक कर चर्चा करेंगे और जानेंगे कि उनके क्या प्रयोग हैं।

Home Menu in MS Word
Home Menu in MS Word

Clipboard – इसका प्रयोग सबसे सामान्य है क्योंकि इसमें कट, कॉपी, पेस्ट, पेस्ट स्पेशल और फॉर्मेट पेंटर आते हैं।सम्बंधित लेख: वर्ड में कट, कॉपी, पेस्ट की जानकारी देते हैं।

  1. किसी भी मटेरियल को अगर एक जगह से हटाकर दूसरी जगह डालनी हो तो कट करते हैं।
  2. अगर उसे मूल स्थान पर बनाये रख कर किसी और जगह डालनी हो तो कॉपी करते हैं।
  3. किसी कट या कॉपी की गई चीज को कहीं और हू-बी-हू डालने के लिए पेस्ट का उपयोग करते हैं।

Clipboard in ms wordअगर किसी भी टेक्स्ट, चित्र या आकृति को उसके फॉर्मेट के साथ कॉपी कर के कहीं डालनी हो तो फॉर्मेट पेंटर का प्रयोग करते हैं।

अगर किसी टेक्स्ट के फॉर्मेट में बदलाव कर के कहीं चिपकाना हो तो पेस्ट स्पेशल का प्रयोग किया जाता है।

Clipboard


Font – इसके अंदर करैक्टर के फॉन्ट के स्टाइल, रंग-रूप और दिखावट में बदलाव की सेटींग रहती है।ये पैराग्राफ समूह से बिलकुल अलग है क्योंकि इसमें पूरे पैराग्राफ पर नहीं बल्कि उसके अंदर के टेक्स्ट के स्टाइल बदलते हैं।

अगर आपको अपने पेज के अंदर अक्षरों को मोटा करना हो तो उन्हें सेलेक्ट कर के B पर क्लीक करते हैं और अगर उन्हें टेढ़ा इटालिक करना हो तो I पर।

वहीं अगर आपको टेक्स्ट की बनावट में बदलाव करना हो तो टेक्स्ट इफ़ेक्ट के अंदर जाकर कोई एक टेक्स्ट का स्टाइल चुन सकते हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं यहाँ ढ़ेरों टेक्स्ट के स्टाइल उपलब्ध हैं और आप उनमे से कोई एक चुन सकते हैं। वैसे ही आप कलर बटन क्लीक कर के ड्रापडाउन मेनू में जाकर कैरेक्टर के रंगों को भी बदल सकते हैं।

यहाँ मोर कलर वाले आप्शन पर क्लीक कर के आप और नये रंगों को भी जोड़ सकते हैं।

Font

Paragraph – पूरा लेख एम एस वर्ड में पैराग्राफ फॉर्मटिंग। इस समूह के अंदर जो बदलाव किये जाते हैं वो पूरे पैराग्राफ पर लागू होते हैं।

इनमे से जो प्रमुख आप्शन हैं नीचे उनकी चर्चा की गई है और उनके प्रयोग भी बताये गये हैं।यहाँ उपर सबसे दाहिने में जो सेक्शन होता है वो लिस्ट बनाने के लिए होता है।

आप bullet देकर लिस्ट बना सकते हैं या फिर संख्या देकर। Bullet के अंदर मोर Bullet वाले आप्शन में जाकर आप Bullet के तह-तरह के स्टाइल में से एक चुन सकते हैं।

Paragraph


Style – इसके अंदर टेक्स्ट के तरह-तरह के स्टाइल होते हैं जिनमे से कोई भी आप चुन सकते हैं।
जैसे अगर आपने लिखा है A तो उसे तरह-तरह के और भी डिजाईन में कैसे लिख सकते हैं उन सबका बना बनाया टेक्स्ट यहाँ मौजूद होता है और आप यहाँ से कोई एक सेलेक्ट कर के चुन सकते हैं।

Editing – इसके अंदर दो प्रमुख आप्शन होते हैं, वो हैं –

  1. फाइंड
  2. रिप्लेस

फाइंड आप्शन के अंदर जाकर आप किसी भी शब्द को पूरे डॉक्यूमेंट में कीवर्ड डाल कर ढूंढ सकते हैं वहीं रिप्लेस द्वारा ढूंढें गये शब्द के बदले किसी नये शब्द को डाल सकते हैं।

Editing

Insert Menu Tab

MS Word के डॉक्यूमेंट में जो भी नई चीजें जोड़ी जाती है उसे इसी मेनू के द्वारा डाला जाता है।इन्सर्ट मेनू के द्वारा आप अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में चित्र, पेज नम्बर, डेट, कमेन्ट इत्यादि।

इसे यूँ समझ लीजिये की सभी चीजों को आपके डॉक्यूमेंट के अंदर डालने का प्रवेश द्वार यही है। इसी के पूरा होने के बाद फोर्मटिंग, डिजाइनिंग वगैरह कर सकते हैं।

आगे हम इस मेनू में आने वाले सारे आप्शन की एक-एक कर के चर्चा करेंगे और आपको बताएँगे कि उनके प्रयोग क्या हैं-

 

Break option – इसका प्रयोग पेज को दो भागों में तोड़ने के लिए किया जाता है। पेज ब्रेक के द्वारा आप पेज को दो भागों में विभाजित कर सकते हैं वहीं column और टेक्स्ट वाले आप्शन के द्वारा क्रमशः column और टेक्स्ट को।

वहीं सिलेक्शन ब्रेक वाले आप्शन के द्वारा इस पेज को ब्रेक कर के अगले पेज पर जा सकते हैं।

Break option

Page number – इसके द्वारा ये तय करते हैं की पेज नम्बर कहाँ पर लगाना है।इसके खोलने के बाद एक Position Combo Box खुल जाता है जिसमे आपसे पूछा जाता है कि पेज नम्बर कहाँ पर लगाना है।

अगर आपको ये तय करना है की पेज नम्बर का फॉर्मेट क्या होगा और वो कहाँ से शुरू होगा तो उसके लिए Format पर क्लीक करते हैं।

Date and time – इसे Date and Time आप्शन के द्वारा सेट करते हैं।यहाँ आप यहाँ नीचे दिख रहे Update Automatically बटन को चेक कर देते हैं तो आपका डॉक्यूमेंट का तारीख और समय कंप्यूटर से खुद-ब-खुद अपडेट हो जाता है।

बायीं तरफ दिख रहे लिस्ट में से आप चुन सकते हैं कि आपके डॉक्यूमेंट में तारीख और समय किस फॉर्मेट में दिखेगा।

Date and time

 

Auto Text – Auto Text आप्शन द्वारा किसी वाक्य या टेक्स्ट जिसे हम बार बार प्रयोग में लाते हैं उसे एक क्लिपबोर्ड में Insert कर देते हैं।

जैसे अगर आपने किसी खास टेक्स्ट को ऑटो टेक्स्ट में Insert किया है तो आप जब भी अपने डॉक्यूमेंट में उस चीज को लिखना शुरू करेंगे, MS Word आपको दिखाने लगेगा कि पूरा टेक्स्ट क्या है और आप एक क्लीक पर उसे अपने डॉक्यूमेंट में डाल सकते हैं।

Auto Text

Symbol – इस आप्शन के अंदर ऐसे चिन्ह या निशान होते हैं जिन्हें आप कोप्म्पुटर के कीबोर्ड द्वारा टाइप नही कर सकते।

इन सिंबल को शॉर्टकट की भी दिया जा सकते है। इन्हें आप आवश्यकतानुसार प्रयोग कर सकते हैं।

Symbol

Picture – ईस आप्शन के द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट में कोई चित्र, आकृति, आर्ट जैसी चीजों को अपने डॉक्यूमेंट में जोड़ सकते हैं।

इसे Drawing Toolbar के जरिए भी किया जा सकता है। इसी के अंदर एक Chart आप्शन होता है जिसके द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट में चार्ट जोड़ सकते हैं।

Picture

Object – ये एक महत्वपूर्ण आप्शन है जिसके द्वारा आप अपने डॉक्यूमेंट में सीधे ऑब्जेक्ट को बना सकते हैं या फाइल वगैरह को भी लिंक कर सकते हैं।

अगर आपको किसी फाइल को लिंक करना हो तो File वाले चेकबॉक्स को सही करें।यदि आप फाइल को एक आइकॉन के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं तो Display as Icon पर सेलेक्ट करें।

 

Object

Page Layout Menu Tab

MS Word की Page Layout Menu को आप Keyboard से Alt+P दबाकर सक्रिय कर सकते है। या आप इसे Mouse द्वारा भी इस्तेमाल कर सकते है।

Page Layout Menu को कई Group में बांटा गया है। प्रत्येक Group में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती है। आप इन Commands को माऊस के द्वारा दबाकर इस्तेमाल कर सकते है।

नीचे हम आपको बताएंगे कि Page Layout Menu में कितने Group होते है? और प्रत्येक Group में उपलब्ध Commands का क्या कार्य है।

Page Layout Tab के Groups के नाम और उनके कार्य –

Page Layout Menu में कुल 5 Group होते है। इन Groups का नाम क्रमश: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph और Arrange है।

अब आप Page Layout Menu के Groups से तो परिचित हो गए है। आइए अब प्रत्येक Group के कार्य को जानते है।

Themes – Themes Group में Themes को Word Documents पर Apply किया जाता है। Word में पहले से ही कई Theme होती है। प्रत्येक Theme में Font, Font Style अलग-अलग तरह से Set होती है।

आप अपनी आवश्यकता के अनुसार Themes का चुनाव कर सकते है। आप चाहे तो उस Theme को अपनी जरूरत के हिसाब से Modify भी कर सकते है। या आप अपने लिए एक नई Theme भी बना सकते है।

Page Setup – Page Setup Group में Word Document का Page Margins, Orientation, Size, Columns संख्या आदि की Settings से संबंधित Commands होती है।

इनके अलावा Hyphenation, Line Number और Page Breaks की Settings इस Group में उपलब्ध Commands के द्वारा की जाती है।

Line Number Command के द्वारा HTML Editors की तरह Word Documents में भी प्रत्येक Line की संख्या Automatic लिख सकते है।

Page Background – इस Group में उपलब्ध Commands के द्वारा Word Documents के Background की Formatting की जाती है।

Page Background की Formatting के लिए इसमें तीन Command होती है। जो क्रमश: Watermark, Page Color और Page Border है।

MS Word में आप बने बनाए Watermark भी Page में लगा सकते है, और आप Custom Watermark भी लगा सकते है। आप चाहे तो अपना नाम या फिर अपनी फोटो को भी Watermark के रूप में Use कर सकते है।

Page Color के द्वारा Page का Color Change किया जाता है। और Page Border के द्वारा Page के चारों तरफ Border लगाई जाती है।

Paragraph – एक Paragraph Group MS Word की Home में भी होता है। लेकिन, ये Paragraph उससे बिल्कुल अलग कार्य के लिए होता है। इसके द्वारा आप एक Word Document में उपलब्ध प्रत्येक Paragraph का Indent और Spacing Set कर सकते है।

Indent को आप Left और Right दिशा में Set करते है। मतलब आप किसी Particular Paragraph को कितना Left में रखना चाहते है। या कितना Right रखना चाहते है। ठीक इसी तरह से Spacing की जाती है। लेकिन Spacing आप ऊपर से नीचे की तरफ Set करते है।

Arrange – Arrange Group का इस्तेमाल Word Documents में Insert Graphics को Arrange करने में किया जाता है।

आप इस Group में मौजूद Commands के द्वारा Picture की Position, उसका Alignment, Grouping आदि की Settings कर सकते है। इसके अलावा Word Wrapping की Settings भी Arrange Group से की जा सकती है।

PAGE LAYOUT TAB

 

Reference Menu Tab

अगर आप कोइ रिसर्च पेपर तैयार करना चाह रहे हैं, कोई प्रोजेक्ट बना रहे हैं या फिर कोई बड़ा नोट बना रहे हैं तो इस मेनू का प्रयोग जरूरी हो जाता है।

MS Word में ऐसे डॉक्यूमेंट बनाने के बाद रिफरेन्स, बिबलियोग्राफी या कैप्शन वगैरह का प्रयोग किया जाता है जो रिफरेन्स मेनू द्वारा ही संभव है।इसमें ये बताया जाता है कि आपने कहाँ-कहाँ से ये पेपर बनाने की प्रेरणा ली है या आपके द्वारा लिखी गई चीजों का आधार कहाँ है।

अगर आप किसी और पुस्तक, वेब-पेज या रिसर्च पेपर का कोई कंटेंट इस्तेमाल कर रहे हैं तो उन्हें क्रेडिट देने के लिए भी इसी मेनू का उपयोग किया जाता है।

REFERENCE TAB


Table of content – आप जब भी कोई पुस्तक पढ़ने के लिए खोलते हैं तो सबसे पहले क्या करते हैं?

सामान्यतः लोग पहले उसकी वुशय सूची देखते हैं जिस से ये पता चलता है कि किताब में कौन सी चीज किस पेज पर है।इस से आपको हर एक चीज जो पढ़ना है उसे खोजने में पूरी किताब को नही पलटना पड़ता।

MS Word में ये काम Content Table आप्शन द्वारा करते हैं। आप एक आटोमेटिक टेबल का प्रयोग कर सकते हैं।

MS Word में इसको प्रयोग करने का सबसे बड़ा फायदा यह है कि आप सीधा यहीं से किसी भी विषय पर क्लीक कर के वहाँ पहुँच सकते हैं।अपनी हैडिंग चुनने के लिए उपर रिबन के अंदर Home के Styles सेक्सन में जाएँ।

लेकिन अगर आप अपने डॉक्यूमेंट को एडिट करते हैं या कुछ और कंटेंट डालते हैं तो टेबल को अपडेट करना ना भूलें ताकि बांकी के कंटेंट भी इसमें जुड़ जाएँ।

इसके लिए Table of Contents वाले रिबन के अंदर जाकर Update Table पर क्लीक करना होता है।

Table of content

Footnote and Endnote – अगर आपने अपने डॉक्यूमेंट में किसी कठिन शब्द का प्रयोग किया है या किसी विषय को आप म्झाना चाहते हैं लेकिन उसे मैं पेज पर नही लिखना चाहते तो फुटनोट और एंडनोट का सहारा ले सकते हैं।

इसे करने के लियी आप Footnote and Endnote पर क्लीक करें जिसके बाद एक डायलाग बोस खुल जाएगा।याद रखें कि फुटनोट पेज के अंत में आता है जबकि एंडनोट डॉक्यूमेंट के अंत में।

इसमें आप अतोरिक्त कमेंट, व्याख्या इत्यादि डाल सकते हैं।नीचे Apply पर क्लीक करते ही ये आपके डॉक्यूमेंट से जुड़ जाएगा।

Footnote and Endnote

Citation and Bibliography – इसी सेक्शन के अंदर वो चीजें डाली जाती है जिनकी मदद से आपने अपना रिसर्च पेपर या लेख तैयार किया है।

साइटेशन जोड़ें के लिए सबसे पहले रिबन के अंदर Citation and Bibliography वाले सेक्सन में जाएँ और फिर Insert Citation पर क्लीक करें।

अगर आप Add a new Source पर क्लीक करते हैं तो ये एक डायलाग बॉक्स खुल जाएगा जिसमे आप सारे सोर्स एक-एक कर के डाल सकते हैं।

ऐसे ही अपने डॉक्यूमेंट में बिबलियोग्राफी जोड़ने के लिए Bibliography पर क्लीक करें।

Citation and Bibliography

Caption – ये इस्तेमाल करना काफी आसान है। मान लोजिये आपने अपने डॉक्यूमेंट में एक से ज्यादा चित्र, चार्ट, टेबल वगैरह प्रयोग किये हैं तो कैप्शन के द्वारा आप उसको कर्म में संख्या दे सकते हैं जैसे कि चित्र एक, चित्र दो, इत्यादि।

फिर जब भी पैराग्राफ में आप उसकी बात करें तो कैप्शन के कारण ये आसानी से समझ आ जाएगा कि आप कोंसे चित्र की बात कर रहे हैं।

इसके लिए अपने Reference के अंदर जाकर Captions पर क्लीक करें और फिर Insert Caption में जाएँ।

Caption

 

Mailing Menu Tab

Mailings Tab को कई Group में बांटा गया हैं। प्रत्येक Group में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती हैं।

आप इन Commands को माऊस के द्वारा इस्तेमाल कर सकते हैं। नीचे हम आपको बताएंगे कि Mailings Tab में कितने Group होते हैं? और प्रत्येक Group में उपलब्ध Commands का क्या कार्य हैं?

Mailings Tab के Group के नाम और उनके कार्य –

Mailings Tab में कुल 5 Group होते है। इन Groups का नाम क्रमश: Create, Write and Insert Fields, Review Results, और Finish है। अब आप mailings Tab के Groups से तो परिचित हो गए है। आइए अब प्रत्येक Group के कार्य को जानते है।

Create – इस Group द्वारा आप डॉक्युमेंट में Envelopes और Lables बना सकते हैं। जैसे, Mailing Address Labels, File Folder Labels आदि।

Start Mail Merge – इस Group द्वारा Mail Merge की Process शुरु होती हैं। और आप यहँ से जिनको मेल भेजना चाहते हैं। उन्हें जोड सकते हैं। यानि Recipients List Create, Edit, Delete कर सकते हैं।

Write & Insert Fields – जब आप ऊपर के दोनों Group का काम खत्म कर लेते हैं। तब इस Group का काम आता है। नही तो आप इस Group को अलग से इस्तेमाल नही कर सकते हैं।

क्योंकि इसकी Commands Active नही होती हैं। इस Group द्वारा आप अपने Mail में Extra Fields Insert कर सकते हैं, किसी विशेष Mailing Address को ब्लॉक कर सकते हैं।

और Greeting Line जोड सकते हैं। और आप ये सभी कार्य प्रत्येक Recipient के लिए अलग-अलग कर सकते हैं।

Preview Results – जब आपकी Mail Merge का कार्य पूरा हो जाता हैं, तो इस Group में मौजूद Commands के जरीए आप अपने कार्य का Preview देख सकते हैं।

Finish – इस Group द्वारा आप Mail Merge प्रक्रिया को खत्म करते हैं।

Note – Mailings Tab का एक ही मुख्य कार्य है। एक साथ कई लोगों को Mail, Envelope, Label आदि अलग-अलग भेजना।

इस कार्य के लिए हमे MS Word में Mail Merge करना पडता हैं। और इस टैब में मौजूद प्रत्येक Group एक दूसरे पर निर्भर हैं।

इसलिए इनका अलल-अलग अध्ययन करना आसान नही हैं। फिर भी हमने आपको समझाने के लिए एक कोशिश की हैं। ताकि आपको Mailings Tab की आधारभूत जानकारी हो जाए।

Note

Review Menu Tab

MS Word में Review टैब का प्रयोग आप अपने डॉक्यूमेंट में प्रयोग किये गये शब्दों के उच्चारण, व्याकरण, भाषा इत्यादि को ठीक करने या उनकी जांच करने के लिए कर सकते हैं।

जैसे आप अगर किसी शब्द के बदले उसके किसी पर्यायवाची का प्रयोग करना चाहते हैं तो इसी टैब के अंदर जाकर उसमे बदलाव किया जाता है।

कुल मिलाकर आप अपने डॉक्यूमेंट की भाषा से सम्बन्धित सारे बदलाव इसी टैब के अंदर जाकर कर सकते हैं।

आगे हम रिव्यु टैब के अंदर आने वाले सारे समूहों के बारे में एक-एक कर जानेंगे और समझेंगे कि उनका प्रयोग क्यों और कैसे किया जाता है।

उच्चारण और व्याकरण (Spelling and Grammer)- आप रिव्यु टैब के अंदर Spelling and Grammar टैब के अंदर जाकर ये देख सकते हैं कि आपने कहीं कोई ऐसे शब्द का प्रयोग तो नही किया है जो शब्दकोश में उपस्थित ही नही है या गलत है।

उसके बाद एक डायलाग बॉक्स खुलेगा जिसमे ऐसे जो भी शब्द आपके डॉक्यूमेंट में हैं उन्हें दिखाया जाएगा। अब आप चाहें तो उन शब्दों में बदलाव कर सकते हैं या फिर उन्हें यथावत भी रख सकते हैं।

Spelling and Grammer

 

Tracking – इस समूह के अंदर जाकर आप अपने डॉक्यूमेंट के सभी बदलाव को एक साथ देख सकते हैं।

मान लीजिये आपका डॉक्यूमेंट एक से ज्यादा लोग एडिट कर रहे हैं और आप देखना चाहते हैं कि अब तक डॉक्यूमेंट की एडिटिंग का इतिहास क्या है या अब तक कितनी बार और क्या-क्या एडिट किया जा चुका है। इसके लिए आपको Track Changes वाले आप्शन पर क्लीक करना होगा।

यहाँ आप Reviewing Pane के अंदर जाकर अपने डॉक्यूमेंट के अंदर हुए सारे बदलावों को रिव्यु भी कर सकते हैं।

Changes – इसके अंदर आकर आप ये निर्णय लेते हैं की डॉक्यूमेंट में किये गये बदलाव को लागू करना है या नही। Changes समूह में आपके सामने प्रस्तावित बदलावों की एक लिस्ट खुल जाएगी जिसे आप Accept Changes पर क्लीक कर के स्वीकार कर सकते हैं।

अगर आप चाहते हैं कि ये बदलाव आपके डॉक्यूमेंट में लागू ना हो और उसकी स्थिति यथावत रहे तो Reject पर क्लीक करें।आप एक बदलाव से दुसरे बदलावों पर जाने के लिए Previous और Next का प्रयोग कर सकते हैं।

Compare documents – एक ही डॉक्यूमेंट के एक से अधिक वर्जन की आपस में तुलना करने के लिए Compare पर क्लीक करते हैं।

आपके पास एक से ज्यादा डॉक्यूमेंट के वर्जन हैं और आप ये निर्णय नही ले पा रहे कि कौन सा ज्यादा अच्छा है तो इस मेनू में आकर उनकी आपस में तुलना कर के देख सकते हैं।

आप Show Source Documents पर क्लीक कर के ये निर्णय ले सकते हैं कि कौन सा डॉक्यूमेंट देखना है- ओरिजिनल या एडिट किया हुआ।

Compare documents

प्रोटेक्ट समूह (Protect)-आप अगर ये निर्णय लेना चाहते हैं कि कौन लोग आपके डॉक्यूमेंट को देख सकते हैं, एडिट कर सकते हैं या उनमे बदलाव कर सकते हैं तो Protect पर क्लीक करें।

यहाँ आप ये सेट कर सकते हैं किसे आप अपने डॉक्यूमेंट में बदलाव करने का अधिकार देना चाहते हैं। सुरक्षा की दृष्टि से ये महत्वपूर्ण आप्शन है।

View Menu Tab

बाकि टैब की तरह MS वर्ड के View टैब में भी बहुत सरे काम के tools है, यदि आपको MS Word को सही तरीके से सीखना है तो View tab को भी सीखना जरुरी है।

निचे View टैब का काम क्या है और कोन कोन सी tools है इस टैब में उसके बारेमे बिस्तर में बताया गया है।

View tab→ Document Views:

Print Layout – फ्रेंड्स हम अपने डॉक्यूमेंट को कभी न कभी प्रिंट out जरूर करबाते है, लेकिन हमारा डॉक्यूमेंट का प्रिंट out कैसा होगा ये कैसे पता करेंगे तो इसके लिए आप प्रिंट layout का आप्शन पर जाकर देख सकते है और ये पता कर सकते है की हमारा डॉक्यूमेंट का प्रिंट out कैसा होगा ताकि उसी के हिसाब से प्रिंट out करा सके।

Print Layout

 

Full Screen Reading – इस सेक्शन में आप अपने डॉक्यूमेंट को फुल स्क्रीन करके देख सकते है इससे आप अपने डॉक्यूमेंट में हर छोटी मोती खामी देख सकते है।

Full Screen Reading

 

Web Layout – इस सेक्शन में आप अपने डॉक्यूमेंट का वेब layout देख सकते है जैसा आप गूगल ब्राउज़र में देखा करते है।

Web Layout

 

Outline – इस सेक्शन में आप डॉक्यूमेंट का आउटलाइन व्यू देख सकते है।

Outline

Draft – इसमें आप डॉक्यूमेंट का ड्राफ्ट देख सकते है।

View tab→ Show/Hide:

Draft

Ruler – अगर हम रूलर पर क्लिक करते है तो डॉक्यूमेंट के हैडर और लेफ्ट साइड में रूलर show करने लगता है और अगर टिक हटा दे तो रूलर हट जाता है।

Ruler

Gridlines – इस आप्शन पर क्लिक करते ही current पेज में यानि की जो पेज ओपन है उस पेज में Gridlines बन जायेंगे।

Gridlines

Document Map – डॉक्यूमेंट मैप आपके पुरे डॉक्यूमेंट का Exject मैप दिखाता है फोर Example, इस पोस्ट में सबसे पहले हमने व्यू टैब लिखा है फिर उसके पार्ट तो डॉक्यूमेंट मैप बाले आप्शन पर टिक करते ही लेफ्ट साइड में उसका सरांस खुल जायेगा जो आप इमेज में देख सकते है।

Document Map

 

Thumbnails – थंबनेल एक बड़ी छवि के छोटे चित्र प्रतिनिधित्व के लिए ग्राफिक डिजाइनरों और फोटोग्राफरों द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक शब्द है, जिसका उद्देश्य आमतौर पर बड़ी छवियों के समूह को देखना या प्रबंधित करना आसान और तेज़ करना है।

Thumbnails

Zoom – इसमें आप डॉक्यूमेंट को zoom करके देख सकते है।

View Tab→ Zoom:

Zoom

100%-इसमें डॉक्यूमेंट को 100% साइज़ में कर के देख सकते है।

One Page – इसमें पेज को आप सिर्फ one पेज में देख सकते है जो सिंपल आपको current पेज में दिखाई देता है।

One Page

 

Two Page – इसमें आप डॉक्यूमेंट को दो पेज में देख सकते है।

Two Page

Page Width – इसमें आपकी डॉक्यूमेंट की साइज़ काफी चौड़ी हो जाती है।

View Tab→ Window:

Page Width

New Window – इस आप्शन की मदद से आप न्यू विंडो टैब ओपन कर सकते है।

New Window

Arrange All – मान लिया जाए की आपने current में दो तिन टैब में वर्क कर रहे है तो बारी बारी से करना पड़ता होगा लेकिन arrange all की मदद से आप सभी टैब पर एक ही बार में काम कर पाओगे।

Arrange All

Split – आप वर्ड विंडो को दो पैन में विभाजित कर सकते हैं ताकि आप एक ही समय में दस्तावेज़ के दो अलग-अलग हिस्सों को देख सकें।

यह उपयोगी है यदि आप पाठ और ग्राफिक्स को एक लंबे या जटिल दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करना चाहते हैं या दूसरे में काम करते समय दस्तावेज़ के एक हिस्से को देखें।

Split

Switch Windows – स्विच विंडो में आप ये देख सकते है की आपने current में कितने टैब पे काम कर रहे है।

Switch Windows

Macro – वर्ड में, आप मैक्रोज़ बनाकर और चलाकर अक्सर उपयोग किए जाने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। मैक्रो आदेशों और निर्देशों की एक श्रृंखला है जो आप एक कार्य को स्वचालित रूप से पूरा करने के लिए एकल कमांड के रूप में समूह बनाते हैं।

View Tab → Macros:

Macro

उम्मीद है आप लोगो को MS Word की कार्यप्रणाली बिस्तार से समझ आया होगा। ऐसे और भी जानकारी के लिए हमारे वेबसाइट से जुड़े रहें। धन्यवाद।

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