MS-Power Point की कार्य प्रणाली (Know the Working of MS PowerPoint in Hindi), MS-Power Point कैसे काम करता है? हम इसका उपयोग कैसे करें? जानिए MS-Power Point की सम्पूर्ण कार्य प्रणाली हिंदी में, विस्तार से।
जब कभी भी हमें किसी सेमिनार में जाने का मौका मिलता है या फिर किसी प्रोग्राम में हमें शिरकत करने का चांस मिलता है तो हम वहां पर बहुत सारे लोगों को प्रेजेंटेशन देते हुए देखते हैं। प्रेजेंटेशन के दौरान वह प्रोजेक्टर की मदद से सभी तथ्यों को लोगों को समझाते हैं।
क्या कभी आपने यह जानने की कोशिश की है कि आखिर यह सारे जो डाटा कंप्यूटर में सेव किए जाते हैं और प्रजेंटेशन के द्वारा बताए जाते हैं उस दौरान किस सॉफ्टवेयर की मदद ली जाती है तो मैं आपको बता दूं कि सारा प्रेजेंटेशन का काम माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट में किया जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉइंट की कार्य प्रणाली
माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट की फॉर्मेटिंग फीचर्स
Title Bar:- माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉइंट की विंडोज में सबसे ऊपर जो बार दिखाई देती है उसे टाइटल बार कहते।
Quick Access Tool Bar:- यह बार पावर पॉइंट विंडोज में टॉप लेफ्ट टाइटल बार के बाईं ओर स्थित होती है इन बार में पहले से ही कुछ कमांड्स होते है जिनका प्रयोग जल्दी काम करने के लिए किया जाता है जैसे- सेव, आनडु, रिडु, न्यू , ओपन।
Menu Bar:- यह बार पावर पॉइंट विंडोज में टाइटल बार के निचे स्थित होती है जिसमे पावर पॉइंट से संबन्धित मेनू होते है जैसे- होम, इन्सर्ट, डिज़ाइन, एनिमेशन, साइड शो।
Ribbon Bar:- रिबन में मेनूबार से संबन्धित कमांड होती है जो की कार्य करते समय कमांड को प्रदर्शित करती रहती है. पूर्व के संस्करण में मेनूबार में कमांड छिपी होती थी।
Work Area:- माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉइंट में यह ऐसा क्षेत्र है जहां पर स्लाइड बनाई जाती हैं।
Notes Pane:- यह पॉवरपॉइंट का क्षेत्र है जहा पर स्लाइड से संबन्धित किसी भी प्रकार के नोट्स लिख लिख सकते है। एक से अधिक स्लाइड बनाने पर हर स्लाइड के लिए Notes Pane होता है। स्लाइड शो के दौरान नोट्स दिखाई नहीं देते है।
Outline:- यह पॉवरपॉइंट का वो क्षेत्र है जिसमे सभी स्लाइड्स की आउटलाइन प्रदर्शित होती है। इसमें निचे की तरफ स्कॉलरबार और व्यू बटन, ज़ूम स्लाइडर।
Status Bar:- यह बार पॉवरपॉइंट विंडोज में सबसे निचे स्थित होती है जो की प्रदर्शित है। इस पर स्लाइड नंबर, व्यू बटन, ज़ूम स्लाइडर।
Views Button:- ये बटन पॉवरपॉइंट विंडोज के निचे स्थित स्टेटस बार में दायीं और स्थित होते है। इनके द्वारा स्लाइड को अलग-अलग तरीकों देखा जा सकता है। इनमें उपलब्ध बटन है- प्रिंट लेआउट, फुल स्किन लेआउट, रीडिंग लेआउट, वेब लेआउट, आउटलाइन लेआउट।
Zoom Slider:- यह पॉवरपॉइंट विंडोज में स्टेटस बार के दायीं ओर स्थित होता है इसके द्वारा हम स्लाइड को छोटा और बड़ा करके देखा जा हैं इस स्लाइडर में-द्वारा छोटा और + द्वारा बड़ा किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट पावर पॉइंट को ओपन करना
अगर आप इस सॉफ्टवेयर के विषय के बारे में नये है तो ये सवाल आपके मन में आना आम बात है की पॉवरपॉइंट को स्टार्ट कैसे करे या फिर यु कहे की पॉवरपॉइंट को ओपन कैसे करे? इसके कुछ कमांड और शॉर्टकट है जिससे आप आसानी से इस एप्लीकेशन को Open कर सकते हो तो आइये इसके बारे में थोड़ा विस्तार से समझ लेते है:-
स्टेप 1:- सबसे पहेले आपको अपने कंप्यूटर के Start Button पर क्लिक करना है।
स्टेप 2:- उसके बाद आप All Programs पर क्लिक करे।
स्टेप 3:- अब आप Microsoft Office पर क्लिक करे।
स्टेप 4:- अब Microsoft Office Powerpoint पर क्लिक करे।
स्टेप 5:- अब आपका Microsoft Office Powerpoint इस्तेमाल के लिये तैयार है।
नया स्लाइड बनना
स्टेप 1:- सबसे पहले आप Powerpoint को ओपन करे जैसे ही आप ओपन करते है आपको एक Slide तो Screen पर ही नजर आएगी।
स्टेप 2:- अब Slide /Outline वाले एरिया में आपको एक Slide तो अवश्य ही देखने को मिलेगी।
स्टेप 3:- आपको Slide पर Curser को लाकर Right Click करना होगा।
स्टेप 4:- जैसे ही आप Right Click करते है बहुत से ऑप्शन नजर आएंगे उसमे आपको New Slide पर क्लिक करना होगा।
स्टेप 5:- इतना करते ही आपकी New Slide Creat हो जाएगी आप अब यहाँ से New Slide का Layout बदल सकते हो इसके लिए नयी स्लाइड पर Right Click कर Layout पर क्लिक करे।
FILE MENU
New:- इस ऑप्शन का प्रयोग नयी फाइल बनाने के लिए किया जाता है। इसकी shortcut key Ctrl+N होती है। New पर क्लिक करने पर New Document आ जाता है।
Open:- इस Option का प्रयोग पुरानी फाइलो को या पहले से Save फाइलों को Open (खोलने) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+O होती है। यानि जो फ़ाइल आपने पहले किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे दिखाया गया डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा।
Close:- इससे वर्तमान में खुले हुये डाक्यूमेंट को बंद किया जाता है।
Save:- इस Option का प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+S है स्टैर्डड टूलवार की सहायता से भी डाक्यूमेंट को सेव किया जा सकता है। इसमें save in option होता हैं जिसमे आप फाईल को कहाॅ पर सेव करना हैं यह सेट कर सकते हैं और फाईल बाॅक्स में फाईल का नाम दे कर सेव बटन पर क्लिक करते है। जिसेस फाईल सेव हो जाती है।
Save as:- इस Option का प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम से किसी दूसरी ड्राइव में Save करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key F12 है जो महत्वपूर्ण डाक्यूमेंट होते है उनको हमेशा Save as करना चाहिये । यह एक सुरक्षा टूल है।
Print:- इसकी सहायता से डाक्यूमेंट का प्रिंट आउट निकाला जाता है। इसमे कई आॅप्शन होते है। जिनसे विभिन्न प्रकार से प्रिंट निकाला जा सकता है। इस डायलाॅग बाक्स में प्रिंटर का नाम page range, Number of copies , print What आदि को सेट करते है। ok पर क्लिक करके प्रिंट निकाल सकते है।
Print Preview:- इस Option का प्रयोग पेज को प्रिंट होने से पहले देखने के लिए किया जाता हैं| अर्थात पेज का Preview देखने के लिए किया जाता हैं| यदि कोई गलती होती है तो उसका सुधार भी कर सकते है। इसके साथ print preview टूलबार आती है जिसकी सहायता से विभिन्न प्रकार प्रिंट प्रीव्यू देख सकते है।
Page Setup:- इस Option का प्रयोग पेज को सेट करने के लिए किया जाता हैं जैसे Page Size, Margin, Orientation आदि सेट करने के लिए किया जाता हैं |
Paper:- इससे वर्कबुक की orientation , Scaling and paper size को सिलेक्ट कर सकते है।
HOME TAB
Clipboard:- Microsoft Office के अन्य प्रोग्राम्स की तरह. PowerPoint का Clipboard भी एक अस्थाई Storage है. जिसमे आपके द्वारा Copy या Cut किया हुआ Data Save रहता है. जब तक आप इस Data को अन्य जगह पर Paste नही करते है. तब तक वह Data Clipboard में ही रहता है. जब आपका System बंद हो जाता है, तो Clipboard में Save Data भी अपने आप Empty हो जाता है. इसलिए जब तक आपका System चालु रहता है. तब तक ही आप Clipboard में Save Data को Use कर सकते है।
Slides:- Slides Group का काम Current Presentation में बदलाव करने के लिए किया जाता है. इस Group में मुख्य रूप से New Slide, Layout, Reset, और Delete आदि बटन होते है. New Slide बटन के द्वारा Current Presentation में New Slide जोडने के लिए किया जाता है. इसके द्वारा आप एक नई Slide अपनी Presentation में Add कर सकते है. Layout Command के द्वारा Presentation में से किसी एक या अधिक Slides का Layout Change किया जाता है।
जिस Slide को आप Select करेंगे. उसी Slide का Layout बदल जाएगा. Reset Command के द्वारा किसी Slide में की गई Formatting, Slide Position, Side आदि को Reset मतलब Default किया जाता है. यानि जैसे आपकी Slide पहले थी. बिल्कुल वैसी बन जाती है. अंतिम कमांड Delete का उपयोग Presentation से किसी Slide को Delete करने के लिए किया जाता है. आप जिस Slide को Delete करना चाहते है. पहले उसे Select करे. और फिर उस Slide को Presentation से Delete करें।
Font:- Font Group में उपलब्ध Commands के जरीए PowerPoint Presentation में उपलब्ध Slides में Text की Formatting की जाती है. इसमें आपको Font Family, Font Size, Font Style आदि को Change करने के लिए Commands दी होती है. इन Commands के जरीए आप किसी भी MS PowerPoint Document को अपने हिसाब से Format कर सकते है. आप जिस भी Slide में अपना मन पसंद Font, Font Size इस्तेमाल करना चाहते है. आप यहाँ से इसकी Setting कर सकते है।
Paragraph:- इस Group में Slides Paragraph को Set करने से संबंधित Commands होती है. इनके द्वारा आप Paragraph का Paragraph Alignment (Left, Right, Center, Justify), Line Spacing के बीच की ऊँचाई (Space), Columns को Set कर सकते है. आप यदि PowerPoint Slides में List लगाना चाहते है, तो आप यहाँ से Bullet List और Number List इस्तेमाल कर सकते है. इन कमांड के अलावा Paragraph Group में Text Direction के द्वारा Text Orientation बदल सकते है. Align Text के द्वारा Text Box में लिखे गए Text का Alignment Set किया जाता है. Convert to SmartArt कमांड के द्वारा PowerPoint Slides में लिखे गए Text को SmartArt में बदल सकते है।
Drawing:- Drawing Group का काम Slides में Insert Pictures, Objects, Shapes आदि कि Setting करने के लिए किया जाता है. आप Shapes में Color कर सकते है. उनमें Effects Add कर सकते है. इसके अलावा आप यहाँ से Slides में Shapes भी Insert कर सकते है।
Editing:- Home Tab में उपलब्ध Editing Group बहुत काम का होता है. इस Group में 3 मुख्य Commands होती है. Find Command के द्वारा MS PowerPoint Document में उपलब्ध किसी शब्द/वाक्य विशेष को खोजा जाता है. Replace Command से आप PowerPoint Slides में उपलब्ध किसी भी शब्द के स्थान पर कोई दूसरा शब्द लिख (Replace) सकते है. आपको सिर्फ एक ही बार शब्द बदलना पडता है, और उस शब्द की जगह पर दूसरा शब्द लिख जाता है. और Select Command के द्वार Presentation में उपलब्ध Text को एक साथ Select किया जा सकता है।
INSERT TAB
Table:- Table Group का इस्तेमाल PowerPoint Presentations में Table Insert करने के लिए किया जाता है. इस Group में Table Insert करने से संबंधित कई विकल्प उपलब्ध होते है. आप Columns और Rows की संख्या लिखकर Table Insert कर सकते है. या फिर आप अपने लिए एक Table Draw भी कर सकत है. आप चाहे तो PowerPoint Presentations में Excel Spreadsheets Insert कर सकते है।
Illustrations:- Illustrations Group में उपलब्ध Commands का इस्तेमाल PowerPoint Presentations में Graphics Insert करने के लिए किया जाता है. आप Illustrations Group में उपलब्ध Commands के द्वारा अलग-अलग प्रकार के Graphics Slides में Insert कर सकते है. आप Pictures, Clip Art, Photo Album, Shapes, Charts आदि को Slides में Insert कर सकते है।
Links:- यदि आप PowerPoint Presentations में Link Insert करना चाहते है. तो इसके लिए Links Group में उपलब्ध Commands का इस्तेमाल किया जाता है. आप PowerPoint Presentations में 2 प्रकार की Links Insert कर सकते है. साधारण Links (Hyperlink), दूसरी Action Link. Action Link के द्वारा Slides में किसी शब्द विशेष के ऊपर Mouse Click और Mouse Hover के द्वारा होने वाले Actions को Define किया जाता है।
Text:- Text Group में उपलब्ध Commands के द्वारा PowerPoint Presentations में अलग-अलग प्रकार का Text Insert करने के लिए किया जाता है. आप Text Box, WordArt, Date & Time Slide Number आदि Text Slides में Insert कर सकते है. आप Header & Footer Commands का इस्तेमाल Presentation में Header और Footer Insert करने के लिए किया जाता है. आप Header & Footer के रूप में Date, Slide No, आदि चीजें डाल सकते है. आप चाहे तो अपना खुद का नाम भी Header & Footer में Insert कर सकते है. इनके अलावा आप Slides में Symbols भी Insert कर सकते है. इसके लिए Symbol Command का उपयोग अकिया जाता है।
Media Clips:- Media Clips Group में दो Commands होती है. पहली Command Movie के द्वारा Animated Clip Arts PowerPoint Presentations में Insert किए जाते है. और दूसरी Command Sound के द्वारा Audio File को Insert किया जाता है।
DESIGN TAB
Page Setup:- इस Group में उपलब्ध कमांड का उपयोग PowerPoint Presentations के Page Setup करने में किया जाता है. आप जिस भी Paper Size में Slide को बनाना चाहते है. उसे आप यहाँ से Set कर सकते है. और उस Page का Margin भी आप Set कर सकते है. इसके अलावा आप Presentation का Orientation भी Change कर सकते है. इसमें दो Orientation होते है. पहला, Portrait और दूसरा, Landscape Orient होता है।
Themes:- जैसा नाम से ही स्पष्ट है. इस Group का इस्तेमाल PowerPoint Presentations में अलग-अलग Themes का इस्तेमाल करने के लिए किया जाता है. यहाँ से आप अपनी पसंद के अनुसार किसी भी Themes को अपनी Slides में इस्तेमाल कर सकते है. और आप किसी Theme का Color, Fonts, Effects भी अपने अनुसार Customize कर सकते है।
Background:- Background Command के द्वारा किसी Particular Theme में Background Style को Change करने के लिए किया जाता है. आप अपने उपयोग के अनुसार उस Theme विशेष के Background Style को इस्तेमाल कर सकते है. यदि आप इस Theme के लिए Background नही चाहते है, तो आप Background Graphics को Hide कर सकते है।
SLIDE TRANSITION TAB
एक स्लाइड ट्रांज़िशन यह है कि स्क्रीन से एक स्लाइड को कैसे हटाया जाता है और अगली स्लाइड एक प्रस्तुति के दौरान प्रदर्शित की जाती है। पावरपॉइंट कई मनोरंजक और अलग-अलग स्लाइड ट्रांज़िशन योजनाएं प्रदान करता है- एक ही प्रस्तुति में कई अलग-अलग योजनाओं का उपयोग न करने के लिए चाल सावधान रहना चाहिए।
चयनात्मक रहें और योजना की उपयुक्तता पर विचार करें इससे पहले कि आप इसे विभिन्न स्लाइड्स पर लागू करें। स्लाइड शो चलाकर उनका परीक्षण करें और प्रभावशीलता के लिए उनका मूल्यांकन करें। इसके बजाय गुणवत्ता तो मात्रा महत्वपूर्ण है।
प्रस्तुति में ट्रांज़िशन जोड़ने के लिए, स्क्रीन के नीचे स्थित स्लाइड सॉर्टर दृश्य पर क्लिक करें। आपकी प्रस्तुति में सभी स्लाइड के थंबनेल दिखाई देंगे। ट्रांज़िशन टैब पर क्लिक करें। ट्रांज़िशन टैब में इस स्लाइड समूह में परिवर्तन होते हैं।
इस समूह में पिछली स्लाइड से अगली स्लाइड के बीच ट्रांज़िशन के दौरान लागू होने वाला एक विशेष प्रभाव चुनें।अपनी प्रस्तुति के सभी स्लाइड्स में ट्रांज़िशन योजनाओं को लागू करने के लिए सभी को लागू करें चुनें। आप अप्लाई टू ऑल के ऊपर स्थित अवधि बॉक्स में ट्रांजीबी की समय सीमा को समायोजित कर सकते हैं।जब एक स्लाइड में एक संक्रमण जोड़ा जाता है, तो सभी स्लाइड दृश्यों में एक ट्रांज़िशन आइकन (*) स्लाइड के नीचे प्रदर्शित होता है।
ANIMATION TAB
Preview:- Preview कमांड का उपयोग PowerPoint Presentations के लिए Create किए गए Animations तथा Slide Transition को देखने के लिए किया जाता है. आपने जो Animation अपनी Presentation के लिए बनाया है. और आप जिस Transition में उस Slide को देखना चाहते है. उसका Preview देखने के लिए इस कमांड का इस्तेमाल किया जाता है।
Animations:- इस कमांड के द्वारा Slide में उपलब्ध Text या Objects (shapes, clip-arts, pictures आदि) के लिए Animation Set किया जाता है. आप जिस Object या Text के लिए Animation Set करना चाहते है. उसे पहले Select करें. और फिर उसके लिए Animation Set करें. आप प्रत्येक Object के लिए अलग-अलग Animation Setting कर सकते है. आप चाहे तो Entrance, Exit आदि की Setting भी कर सकते है. इसे Custom Animation कहते है।
Transition to This Slide:- इस कमांड के द्वारा Slide Transition को Set किया जाता है. आप यहाँ से अपने लिए उपयोगी Transition को चुनकर उसे Object पर Apply कर सकत है. और उसका Preview देख सकते है. यदि आपको इस Transition के साथ Sound Add करनी है, तो उसे भी आप Transition Sound कमांड के द्वारा जोड सकते है. और Transition Speed भी अपने अनुसार Set कर सकते है.माइक्रोसॉफ्ट आफिस पावरपाइंट में एनिमेशन स्लाइड बनना, तो दोस्तो शुरू करते है कि पावरपाइंट में एनिमेशन कैसे बनाये। पावरपाइंट अपने बिजनेस को प्रमोट करने के लिए एक अच्छा साधन है जिससे आप अपने बिजनेस के बारे में लोगो को अच्छी तरह समझा सकते है।
आप अपने बिजनेस के मार्केटिग के लिए पावरपाइंट का उपयोग कर सकते है जैसे कि आप किसी को अपना प्रोजेक्ट के बारे में बताना हो तो पावरपाइंट का इस्तेमाल कर आप अपने क्लाइंट को अच्छी तरह से समझा सकते है माइक्रोसोफ्ट पावरपाइंट बहुत युजर फ्रेडली है जिसका उपयोग आप असानी से कर सकते है अगर आप अपने बिजनेस के लिए स्लाइड बनाते है तो आप इसमें एनीमेशन का उपयोग कर सकते है जिससे आपके स्लाइड बहुत अच्छा हो जायेगा जिससे आपके क्लाइन्ट को हर चीज समझने में आसानी होगी।
एनिमेशन स्लाइड कैसे बनाते है?
01.सबसे पहले तो आप अपना माइक्रोसाफ्ट आफिस पावरपाइंट को ओपन कर लें।
02.आपके सामने एक नई फाइल ओपन हो जायेगा जिसमें आपको दो ब्लाक दिखाई देंगा। जिसमें एक हैडिग के लिए होगा तथा दूसरा ब्लाक आपके हैडिग का सबटाईटल करने के लिए होगा।
03.उसमें आप अपने हिसाब से हैडिग दें। और सबटाईटल भी दें । ये तो आपको पहला काम खत्म हो गया अब आपको करना है आप अपने स्लाइड को कोई अच्छी टैम्पलेट दें।
04.इसके लिए आप अपने पावरपाइंट के मैनू बार में डिजाइन पर क्लिक करें, आप देखगें आप के सामने बहुत सारे टैम्पलेट आ जायेगें जिसमें से आपको जो पसंद हो आप उपयोग कर सकते है। अगर आपने कोई डिजाइन टैम्पलेट बनाया है तो उसे भी उपयोग कर सकते है इसके लिए जहा पर टैम्पलेंट है ठीक उसे के दाये साइट नीचे में आपको ओपन का आप्शन दिखाई देगां उसमें क्लिंक करें जैसे आप क्लिक करेंगें तो आपके सामने आपना टैम्पेलेट को ओपन करने का आप्शन मिल जायेगा।
05.यहां तक आपको टैम्पलेट डिजाइन तो हो गया अब इसमें थोडा एनिमेशन डालते है। इसके लिए आप पावरपाइंट के मैनू बार में एनिमेशनस पर क्लिक करें तो आपको बहुत सारे एनिमेशन स्लाइड मिल जायेगा ये जो एनिमेशन स्लाइड है यह केवल पेज में काम करता है मेरा कहने का मतलब अपने अपना पहला स्लाइड तो बना लिया जिसमें एनिमेशन डाल रहे हो लेकिन यह उस पुरे पेज को एनिमेशन कर देता है अगर आप चाहते हो कि केवल पेज के अन्दर डाले गये मटेरियल में ही करे तो इसके लिए थोड़ा और जानकारी दे देता हूं।
06.एनिमेशन के स्लाइड के ठीक बाये साइड में आपको कॉस्टम एनिमेशन का Option दिखाई देंगा इसमें क्लिक करें।
07.जैसे हि कॉस्टम एनिमेशन में क्लिक करेगें तो आपके दाये साइड में एक आप्शन दिखाया देगा जो लॉक हो होगा क्योकि आपने कोई आब्जेक्ट को सिलेक्ट नहीं किया जैसे हि आप किसी आब्जेक्ट को सिलेक्ट करेगें तो ये फिचर चालू हो जायेगा।
08.कॉस्टम एनिमेशन में आपको ऐड इफेक्ट का बटन दिखाई देगा जिसमें क्लिक करें जैसे हि क्लिक करेंगें तो आपको चार आप्शन दिखाई देंगा जिसमें हर ऑप्शन के अन्दर और सब आप्शन होगा। जैसे उन आप्शनों मे आप माउस रखते हो तो आपके सिलेक्ट आब्जेक्ट में इसका इफेक्ट देख सकते है।बस इसी तरह से आप हर एक एनीमेशन को जांच ले कि कौन सा एनीमेशन आपके लिए उपयोगी है।
SLIDE SHOW
Start Slide Show:- इस Group में उपलब्ध Commands के द्वारा Slide Show को नियंत्रण किया जाता है. इस Group में मुख्य रूप से 3 Commands होती है. पहली From Beginning कमांड के द्वारा Slide Show पहली Slide से शुरू होता है. दूसरी कमांड From Current Slide कमांड के द्वारा Slide Show उस Slide से शुरू होता है. जिस Slide पर हम वर्तमान में काम कर रहे है. यदि आप इस तरह अपने Slide Show को नही चलाना चाहते है. तो आप Custom Slide Show भी Set कर सकते है. इसके द्वारा आप अपनी मर्जी से Slide Show को शुरू कर सकते है. और यदि आप किसी Slide को Slide Show में दिखाना नही चाहते है, तो आप उस Slide को Hide भी कर सकते हैं।
Set Up:- इस कमांड के द्वारा Slide Show को Set करने के लिए किया जाता है. इस Group में 5 Commands होती है. पहली कमांड Set Up Slide Show के द्वारा Slide Show से संबंधित Advance Settings की जाती है. दूसरी कमांड Hide Slide के द्वारा Selected Slide को Slide Show से Hide करने के लिए किया जाता है. तीसरी कमांड Record Narration के द्वारा किसी Particular Slide के लिए Narration Record किया जाता है. यदि आपके पास Microphone है तो आप अपनी खुद की आवाज Narration में Record कर सकत है. चौथी कमांड Rehearse Timings के द्वारा Slide Show की Rehearsal की जाती है।
इसके द्वारा Slide Show Time, Slides आदि को देखा जाता है. अंतिम कमांड Use Rehearsed Timings का उपयोग Slide Show के Rehearse Timings के दौरान लगने वाले समय को ही Slide Show के लिए इस्तेमाल करने के लिए किया जाता है. यदि आप इस Timings को इस्तेमाल करना चाहते है, तो Check कर दें. और आप इस Timings को इस्तेमाल नही करना चाहते है, तो इसे Unchecked करें।
Monitors:- इस कमांड के द्वारा आमतौर पर Monitor और Resolution से संबंधित Setting की जाती है. यदि आपके कम्प्युटर पर एक से ज्यादा Monitor है. तब आप एक Monitor पर Full Screen Slide Show देख सकते है. तथा दूसरे Monitor पर उस Slide से संबंधित Timings तथा Speaker Notes दिखाए जाते है. इसे आप Presenter View के द्वारा देख सकते है. लेकिन, इसके लिए आपके पास एक से ज्यादा Monitor होने चाहिए. इसके अलावा आप Slide Show के लिए Resolution भी Set कर सकते है. छोटे Resolution में Details कम दिखाई देती है, लेकिन इसकी Speed तेज होती है. वहीं बडे Resolution में Slides की सभी Details को दिखाया जाता है. लेकिन, यह छोटे Resolution से धीमा Load होता है।
REVIEW TAB
Proofing:- Proofing Group में PowerPoint Presentations से संबंधित बहुत काम की Commands होती है. इस Group में मुख्य रूप से Spelling, Research, Thesaurus, Translate, Language आदि Commands होती है. सबसे महत्वपूर्ण Command इसमें Spelling होती है. जिसके द्वारा किसी भी PowerPoint Slide में लिखे हुए Text में होने वाली Spelling और Grammar संबंधित त्रुटियों को सुधारा जा सकता है. इसमें एक शब्द के समानार्थी शब्दों को खोजने के लिए Thesaurus Command किया जाता है. आप Translate Command के द्वारा MS PowerPoint में मौजूद अलग-अलग भाषाओं में Document को Translate भी कर सकते है. Language Command के द्वारा उस भाषा को Set किया जाता है. जिस भाषा के लिए आप Spelling & Grammar Check करना चाहते है।
Comments:- किसी PowerPoint Presentations में उपलब्ध कोई खास शब्द या शब्द समूह के बारे में यदि आप कुछ अतिरिक्त लिखना चाहते है. तो इसके लिए Comment Command का उपयोग किया जाता है. आप यहाँ से New Comment लिख सकते है. Previous Comment को Edit, Delete भी कर सकते है।
Tracking:- यदि आप अपने System को किसी अन्य User के साथ भी Share करते है. तो Tracking Group आपके लिए बहुत काम आ सकता है. जब किसी Word Document में Tracking को लगाया जाता है. तो उस Document में होने वाली Editing को आप Tracking के द्वारा जान सकते है. जो भी परिवर्तन इस Document में होते है. उन्हें Word अलग से दिखाता है. अगर एक भी शब्द आपके Document में Edit किया गया है. उसे भी Tracking आपको दिखाता है. यह Command Multi user Systems पर बहुत काम आती है।
Changes:- Changes Group का इस्तेमाल Document में हुए Changes को Accept और Reject करने के काम आता है. इस काम के लिए इसमें Accept और Reject Commands होती है. AcceptCommand के द्वारा Document में हुए Changes को Accept ( मतलब Changes को Document में Add करना ) किया जाता है. और Reject Command के द्वारा Changes को Document में शामिल नही किया जाता है।
Compare:- यदि आपके पास एक प्रकार के Document के एक से ज्यादा Version है. और आप Confused है कि कौनसा Document ज्यादा प्रभावकारी है? Document 1 में और Document 2 में क्या अतंर है? तो Compare Command से आप इस कार्य को आसानी से कर सकते है. Compareके द्वारा आप एक जैसे दो डॉक्युमेंट को Compare कर सकते है।
Protect:- Protect Command के द्वारा आप Document में की गई Formatting को Protect कर सकते है. आप Password के द्वारा Document में Editing को सीमित कर सकते है. और User के लिए अपने Document को सिर्फ पढने लायक (Only Readable) बना सकते है. Password लग जाने के बाद उस Document में कोई अन्य व्यक्ति Changes नही कर सकता है।
VIEW TAB
Presentation Views:- Presentation Views Group में Slides को अलग-अलग Styles में देखने से संबंधित Commands होती है. इनके जरीए आप एक PowerPoint Presentations को Print करने से पहले या Publish करने से पहले ही उसे MS PowerPoint में ही अलग-अलग तरीके से देख सकते है. Document Views में 4 प्रकार के Presentation Views उपलब्ध है. Normal View में Presentation को Normal View में दिखाया जाता है. इसमें Presentation Print होने के बाद जैसी दिखाई देगी. उस तरह दिखाई देती है. Slide Sorter View में एक Presentation में उपलब्ध सभी Slides को एक साथ Computer Screen पर दिखाया जाता है।आप जिस भी Slide को देखना चाहते है. वह Slide Normal View में दिखाई देने लगेगी. Notes Page View में Slides को Notes View में दिखाया जाता है. और अंतिम, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण Slide Show View में Presentation में उपलब्ध सभी Slides को Slide Show में दिखाया जाता है. इस तरह Slides को पूरी कम्प्युटर Screen पर दिखाया जाता है. आप Mouse Click या Auto Time के द्वारा Slide Show को Control कर सकते है।
Show/Hide:- Show/Hide Group में Presentation से संबंधित कई टूल्स होते है. इसमें आपको मुख्य रूप से 2 टूल मिलेंगे. पहला टूल Ruler, जिसके आगे बने बॉक्स पर क्लिक करके इसे Enable किया जाता है. इसे Enable करने पर Slide में Ruler लग जाता है. जिससे आप Slide का Margins देख तथा बदल सकते है. दूसरा टूल इसमें Grid lines होता है।इसका उपयोग PowerPoint Slides में Objects Insert करते समय किया जा सकता है. इसे Enable करने पर पूरा Page Grid lines में विभाजित हो जाता है. इस Group में अंतिम टूल Message Bar होता है. इसका उपयोग PowerPoint में संभावित खतरों से उपयोगकर्ता को सावधान करने के लिए किया जाता है. यदि आपके Content में MS Office को कोई संभावित खतरा पता चलता है. तो यह हमे Automatic PowerPoint Window में Message दिखाती है।
Zoom:- Zoom Group में उपलब्ध Commands का इस्तेमाल Slides को अलग-अलग Zoom Level पर देखने के लिए किया जाता है. इसमें उपलब्ध Commands के द्वारा आप Slides को अपने हिसाब से बडा या छोटा करके देख सकते है. या फिर आप Fit to Window में भी Slides को देख सकते है।
Color/Grayscale:- इस Group का उपयोग Presentation के Color में देखना है या फिर उसे Black & White देखना है. इस तरह की Settings की जाती है. यदि आप Presentation को Color में देखना चाहते है, तो Color Command क इस्तेमाल करें. और आप Presentation को Color में नही देखना चाहते है, तो Gray scale Command का उपयोग करें।
Window:- यदि आप एक बार में एक से ज्यादा PowerPoint Presentations पर कार्य करते है. तो Window Group आपके लिए ही बना है. इसके द्वारा आप Open PowerPoint Windows को नियत्रंण करते है. आप एक Presentation में काम करते हुए ही दूसरी Window में जा सकते है. और यही से किसी अन्य Presentation में जा सकते है. या फिर दो Presentations को एक साथ Desktop पर दिखा सकते है।
Macros:- आप किसी प्रोजेक्ट पर कार्य कर रहे है. और उसमें कुछ जानकारी आपको बार-बार उपयोग में आने वाली है. तो Macros का काम यही से शुरू होता है. यदि आपको किसी एक जानकारी को बार-बार में उपयोग में लेना है. तो उस जानकारी का Macro Record करके आप एक बार लिखने के बाद उस जानकारी को बिना लिखे काम में ले सकते है. Macro को हम की-बोर्ड शॉर्टकट से जोड देते है. और जब हमें उस जानकारी को लिखना होता है. तो बस हमे की-बोर्ड से उस शॉर्टकट को दबाना होता है. और संपूर्ण जानकारी अपने आप लिख जाती है।
आशा करते है आप सभी को MS-Power Point की कार्य प्रणाली को विस्तार से समझ में आया होगा। इस विषय में कोई भी प्रश्न के लिए हमें कमेंट करें साथ ही और भी जानकारी के लिए हमारे साथ बने रहे।