MS-Outlook को विस्तार से जानिए?

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Know Microsoft Outlook in Detail in Hindi?


MICROSOFT OUTLOOK
MICROSOFT OUTLOOK
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक आपके Mail Account को व्यवस्थित रखने की सुविधा प्रदान करता है इसमे आप आने वाले Messages को स्वचालित और मैन्युअल रूप से व्यवस्थित कर सकते है आप इसमे Message भेजने से पहले Spelling और Grammer Mistake को ठीक कर सकते है।

हिस्ट्री ऑफ माइक्रोसॉफ्ट आउट्लुक

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ईमेल क्लाइंट हैं। इस अक्टूबर 2012 में जारी किया गया था. आउटलुक  ईमेल क्लाइंट में भी पिछले वर्जन की तरह ईमेल, संर्पक, कैलेंडर और कार्य प्रबंधन कार्य समता के साथ एक्सचेंज सर्वर की सुविधाएं हैं।


माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक क्या है ?

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एक ई -मेल क्लाइंट और व्यक्तिगत जानकारी प्रबंधक (पीआईएम) है जो माइक्रोसॉफ्ट के ऑफिस सूट के भाग के रूप में उपलब्ध है. कई निगमों बैठकों, कैलेंडर और साझा मेलबॉक्स और फ़ोल्डरों समन्वय करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर और कर्मचारियों के लिए Microsoft SharePoint सर्वर के साथ संयोजन के रूप में माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग करते है.

विंडोज मोबाइल उपकरणों, आउटलुक मोबाइल, के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का एक संस्करण करता है जो उपयोगकर्ताओं को अपने स्मार्टफोन के लिए अपने आउटलुक डेटा सिंक्रनाइज़ करने के लिए सक्षम बनाता है.
साथ ही, कई आउटलुक Add-ons ब्लैकबेरी और अन्य मोबाइल smartphone उपकरणों के साथ माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक को एकीकृत करने के लिए उपलब्ध हैं.आउटलुक ज्यादातर, भंडारण प्राप्त करने और ईमेल भेजने के लिए प्रयोग किया जाता है, यह एक व्यक्तिगत जानकारी प्रबंधन करने वाला उपकरण है। चलिए हम आपको Outlook के बारे में पूरी जानकारी देंगे-
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के वर्जन:-

  1. Outlook -1997 
  2. Outlook-1998 
  3. Outlook -2000 
  4. Outlook -2002 
  5. Outlook -2003
  6. Outlook -2007
  7. Outlook -2010 
  8. Outlook -2011 
  9. Outlook -2016
  10. Outlook -2019  

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का परिचय 

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज का एक एप्लीकेशन प्रोग्राम है।  यह एप्लीकेशन आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सॉफ्टवेयर पैकेज के साथ मिलती हैं। इसका अर्थ है आपको माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सॉफ्टवेयर पैकेज को अपने कंप्यूटर सिस्टम में इंस्टॉल करना होंगे माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक की मदद से आप अपने स्मार्ट फोन की तरह होते ही, अपने ईमेल को आसानी से, अपने कंप्यूटर सिस्टम में भी डायरेट रिसीव और सेंड कर सकते है। 
यानि आपको बार-बार इंटरनेट पर Gmail.com या Yahoo.com जैसी ऑनलाइन ईमेल एप्लीकेशन को लॉगिन करने की आवश्यकता नहीं हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में आपको सिंक्रोनाइजेशन का एडवांस फीचर भी मिलता है, जिससे आप real time email recieve कर सकते है, अर्थात अगर आपके कंप्यूटर सिस्टम में इंटरनेट कनेक्शन ऑन हैं, और आप किसी और एप्लीकेशन में कार्य कर रहे है, तब भी आपको ईमेल receive का notification मिल जायेगा। जिससे आपको पता चल जायेगा की आपके पास new email आया है। 

माइक्रोसॉफ्ट आउट्लुक किसने बनाया थे?

Microsoft विश्व की एक जानी मानी बहुराष्ट्रीय कम्पनी (Multinational company) है जो मुख्यत: Computer Engineering के क्षेत्र में काम करती है। Microsoft दुनिया की सबसे बड़ी सॉफ्टवेयर कम्पनी है। 100 से भी अधिक देशों में फैली इसकी शाखाओं में 70000 से भी अधिक लोग काम करते हैं। इसका वार्षिक (Yearly) व्यापार लगभग 20 खरब रूपयों (45 बिलियन डॉलर्स) का है। कम्पनी का मुख्यालय अमेरिका में रेडमण्ड, वॉशिंगटन में स्थित है। इसकी स्थापना बिल गेट्स (Bill Gates) ने 4 अप्रैल 1975 को की थी। इसका मुख्य उत्पाद Windows ऑपरेटिंग सिस्टम (Operating System) है। इसके अलावा Microsoft नाना प्रकार के सॉफ्टवेयर भी बनाती है जैसे-

  1. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 
  2. माइक्रोसॉफ्ट इक्सेल 
  3. माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉइंट 
  4. माइक्रोसॉफ्ट आउट्लुक 
  5. माइक्रोसॉफ्ट पैंट 


माइक्रोसॉफ्ट की विशेषतायेँ 

Transportation security:- यदि आप मोबाइल वाहक हैं, तो ऐप का मोबाइल संस्करण ट्रस्ट स्थापित करने के लिए प्रमाणपत्र पिनिंग का उपयोग करता है। इसके अलावा, सेवा केवल उपयोगकर्ताओं और कार्यालय 365 सेवाओं के बीच संचार के लिए प्रसिद्ध रूट प्रमाणन प्राधिकरणों द्वारा हस्ताक्षरित प्रमाणपत्रों का समर्थन करती है।
Data Storage and Security on the Device:- आउटलुक समूह ऐप डेटा लॉक करने के लिए मोबाइल ऑपरेटिंग सिस्टम की एन्क्रिप्शन और सुरक्षा का उपयोग करता है ताकि ऐप डेटा अन्य ऐप्स से पूरी तरह से अलग हो जाये और इसे एक्सेस करने की कोई दूरस्थ संभावना न हो।जब किसी समूह में Outlook समूह सेवा का उपयोग किया जाता है, तो यह सुनिश्चित करता है कि कोई भी फ़ाइल, कैलेंडर या कोई अन्य डेटा संग्रहीत न हो। प्रमाणीकरण और ऐप नोटिफिकेशन के लिए उपयोग की जाने वाली सेवा में केवल उपयोगकर्ता का डिस्प्ले नाम, ईमेल पता और एन्क्रिप्टेड उपयोगकर्ता टोकन दिखाई देता है और स्क्रीन पर दिखाई देता है।
Authentication:- प्रोटोकॉल का एक प्रकार है जो एक सरल और मानक विधि में सुरक्षित प्रमाणीकरण प्रदान करता है। यह उपयोगकर्ता के प्रमाण-पत्र (उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड) को साझा करने की आवश्यकता के बिना क्लाइंट अनुप्रयोगों को एक सुरक्षित प्रतिनिधि पहुंच प्रदान करने में सहायता करता है।

माइक्रोसॉफ्ट आउट्लुक का उपयोग 

  1. ईमेल को स्टोर करने के लिये।
  2. ईमेल को भेजने के लिये।
  3. अपने कार्य को सूची बद्ध करने के लिये।
  4. Contacts को स्टोर करने के लिये।
  5. केलेण्डर के अनुसार अपने कार्य को सेडूल करने के लिये।

उन्नत आउटलुक सुविधाएँ

आउटलुक 2010 एक साधारण मेल एप्लिकेशन से भिन्न है जिसमें यह न केवल पत्राचार प्राप्त करने और भेजने के लिए कार्य करता है, बल्कि आपको ओवरले को खत्म करने के लिए महत्वपूर्ण घटनाओं की योजना बनाने की अनुमति देता है, साथ ही साथ अन्य अवांछित गलतफहमी से बचने के लिए भी।

न्यू  E-Mail बनना 

माइक्रोसॉफ्ट के साथ Outlook Mail Account बनाना बहुत ही आसान है इस पर आप कुछ ही समय में Account Create कर सकते है अगर आप भी Outlook पर Mail Account बनाना चाहते है तो हमारे द्वारा नीचे बताई गयी Steps को Follow कर सकते है।
Create Free Account:- सबसे पहले Outlook की Website पर Visit करे जहाँ पर आपको Create Free Account और Sign In का Option दिखाई देंगे यह पर Create Free Account पर Click करे।
New Email:- जैसे ही आप इस पर Click करेंगे तब आपसे सबसे पहले New Email देने के लिए कहा जायेगा जहाँ पर आपको अपना Email देना है।
Password:- इसके बाद आपको अपना Password डालना है जो आपको Suitable लगे इसके बाद Next कर दे ।
First And Last Name:- Password देने के बाद अब आपको अपना First Name और Last Name देना है और Next पर क्लिक कर दे।
Country And Date Of Birth:- Next पर क्लिक करने पर आपको Next Page पर Country/Region वाले Option में Country Select करना है और Birthdate में अपनी Date Of Birth Add करनी है और Next पर क्लिक करे।
Captcha Code:- जैसे ही आप Next पर क्लिक करेंगे तब Next Page पर आपको Image में लिखा हुआ Captcha टाइप करना है Captcha Code देने के बाद Next पर क्लिक कर दे।
Welcome To Outlook:- अब आपके सामने एक Page Open होगा जहाँ पर Welcome To Outlook लिखा होगा जिसे आपको Skip करना है।इस Page पर आप चाहे तो Language और Time Zone Set कर सकते है इसके बाद Skip कर दे।अब आप अपने Account के लिए Theme देना चाहते है तो दे सकते है कोई भी Theme चुने और Skip कर दे।Next Page पर अगर आप कोई Signature देना चाहते है तो दे सकते है अन्यथा Skip कर दे।
Let’s Go:- यहाँ पर आपसे पूछा जायेगा की You’re All Set यहाँ पर आपको Let’s Go पर क्लिक करना है। अब आपका Outlook Account बन चुका तो दोस्तों इस तरह से आप भी अपना Hotmail Account Create कर सकते है।

    न्यू  E-Mail बनना

    माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक की सुविधाएं 

    1. आउटलुक 2007 की सभी सुविधाएं
    2. सभी दृश्यों में रिबन इंटरफ़ेस
    3. बातचीत का समूहन
    4. सोशल नेटवर्किंग सुविधाएं


    माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लाभ 

    1. एक टु-डू बार को शेल UI में जोड़ा गया जो उपयोगकर्ता के आगामी अपोइन्टमेंट के स्नैपशॉट को दर्शाता है और बेहतर समयबद्धन और परियोजना प्रबंधन के लिए एक्टिव टास्क को जोड़ा गया.
    2. उन्नत कैलेंडर दृश्य जो किये जाने वाले कार्यों को वीक व्यू में प्रत्येक दिन के नीचे दर्शाता है और एकाधिक कैलेंडर के उपरिशायी का समर्थन करता है.
    3. कैलेंडर स्नैपशॉट के साथ अपनी कैलेंडर जानकारी को भेजें, जो आपके कैलेंडर की HTML प्रस्तुति बनाता है ताकि आप किसी के साथ भी इस जानकारी को साझा कर सकें।
    4. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ऑनलाइन या WebDAV सर्वर पर इंटरनेट कैलेंडर फॉर्मेट में कैलेंडर प्रकाशित करने की क्षमता।
    5. आउटलुक से, आउटलुक मोबाइल सर्विस द्वारा एक मोबाइल फोन के लिए पाठ और चित्र संदेश भेजना. आउटलुक ई-मेल संदेश, संपर्क, अपॉइंटमेंट्स और टास्क को पाठ संदेश के रूप में फौरवर्ड करना. स्वचालित रूप से एक मोबाइल फोन के लिए ई-मेल संदेश, अनुस्मारक और अपने दैनिक कैलेंडर को पाठ संदेश के रूप में भेजना।
    6. एकीकृत आरएसएस एग्रीगेटर।
    7. विन्डोज़ डेस्कटॉप सर्च के साथ कॉन्टेक्स्ट इंडेक्सर आधारित सर्च इंजन के माध्यम से एक ‘त्वरित खोज’. 
    8. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस शेयरपॉइंट पोर्टल सर्वर के साथ वर्धित एकीकरण।
    9. नई प्रोग्रामेबिलिटी सुविधाएं।
    10. आउटलुक को छोड़े बिना ईमेल संलग्नक के पूर्वावलोकन के लिए प्रीव्यू हेन्डलर एक्सटेंशन।
    11. एक संपर्क या इलेक्ट्रॉनिक बिजनेस कार्ड में एक चित्र या कंपनी लोगो को जोड़ने की क्षमता।
    12. ऑफिस फ्लुएन्ट यूज़र इंटरफ़ेस (हालांकि मुख्य विंडो के लिए नहीं). 
    13. रंग श्रेणियां किसी भी प्रकार की सूचनाओं को एक दूसरे से अलग करने के लिए आपको एक आसान, दृश्य पद्धति प्रदान करती हैं, जिससे आपको अपने डेटा को संगठित करना और अपनी जानकारी को खोजना आसान हो जाता है।
    14. PDF या XPS के रूप में सहेजें।
    15. आम उपयोगकर्ता अभिगम कट एंड पेस्ट समर्थन का स्थगन।

    माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक की हानियाँ 

    आउटलुक ईमेल के प्रबंधन, बैठकों के आयोजन और Microsoft आउटलुक के कैलेंडर पर अपने कार्यक्रम की योजना बनाने के लिए आउटलुक माइक्रोसॉफ्ट का सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन है। Microsoft Outlook को व्यावसायिक उपयोग और घरेलू कंप्यूटर पर व्यक्तिगत उपयोग दोनों के लिए बनाया गया है। यदि आप विचार कर रहे हैं कि क्या आपको घर पर एक कंप्यूटर के लिए Microsoft आउटलुक खरीदना चाहिए, तो आपको अपना निर्णय लेने से पहले Microsoft आउटलुक से जुड़े लागत और अन्य नुकसान का मूल्यांकन करना चाहिए।
    Cost:- Microsoft Outlook Microsoft Office सॉफ़्टवेयर पैकेज का हिस्सा है। 2010 तक, पैकेज की लागत कई सौ डॉलर थी, जबकि कई मुफ्त विकल्प हैं जो समान सुविधाएँ और कार्यक्षमता प्रदान करते हैं, जैसे कि मोज़िला के थंडरबर्ड। इसके अलावा, वेब-आधारित ईमेल क्लाइंट, जैसे जीमेल, भी मुफ्त ईमेल सेवाएं प्रदान करते हैं।
    System Requirements:- Microsoft Outlook को Microsoft ऑपरेटिंग सिस्टम, जैसे Windows XP, Windows Vista और Windows 7 पर चलाने के लिए बनाया गया है। यदि आप मैक ऑपरेटिंग सिस्टम चलाते हैं, तब भी आप Microsoft Outlook को वस्तुतः चला सकते हैं। हालाँकि, लिनक्स-आधारित सिस्टम पर Microsoft आउटलुक को चलाने के लिए बहुत कम समर्थन है।
    Integration:- Microsoft Outlook एक स्वामित्व सॉफ्टवेयर अनुप्रयोग है। इसलिए, अन्य कार्यक्रमों जैसे Google कैलेंडर के साथ बहुत कम एकीकरण है। यदि आप वर्तमान में Google कैलेंडर या अन्य शेड्यूलिंग एप्लिकेशन का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपनी सभी वर्तमान जानकारी को बनाए रखने या इसे फिर से Outlook में मैन्युअल रूप से इनपुट करने के लिए एक 3 पार्टी एप्लिकेशन डाउनलोड और इंस्टॉल करना होगा। इसके अलावा, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का वेब-आधारित संस्करण इंटरनेट एक्सप्लोरर ब्राउज़र में अधिक सुविधाएँ प्रदान करता है और पूर्ण-रूप से प्रदर्शित संस्करण का समर्थन नहीं करता है, जैसे कि मोज़िला फ़ायरफ़ॉक्स।
    Too Much Functionality:- कुछ उपयोगकर्ताओं को लगता है कि Microsoft Outlook बहुत अधिक कार्यक्षमता प्रदान करता है, जिससे ईमेल और शेड्यूल जैसे सरल कार्यों का उपयोग करना मुश्किल हो सकता है। Microsoft आउटलुक में उपलब्ध सुविधाओं की संख्या के कारण कई आमतौर पर उपयोग की जाने वाली विशेषताओं को अस्पष्ट या छिपाया जा सकता है।

    माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के सुरक्षा चिंताएं

    ट्रस्टवर्दी कम्प्यूटिंग पहल के हिस्से के रूप में, माइक्रोसॉफ्ट ने ऑफिस आउटलुक 2003 में आउटलुक की छवि को सुधारने के लिए कुछ कदम उठाये हैं। सुरक्षा के सबसे अधिक प्रचारित कदमों में है कि ऑफिस आउटलुक 2003, HTML ई-मेल में स्वचालित रूप से छवियों को लोड नहीं करता है या डिफ़ॉल्ट रूप से निष्पादन योग्य अनुलग्नक खोलने की अनुमति देता है और अन्तः-निर्मित जंक मेल फिल्टर शामिल करता है।सर्विस पैक 2 ने इन विशेषताओं को संवर्धित किया है और एक फ़िशिंग-विरोधी फिल्टर को जोड़ा किया।

     इंटरनेट मानक अनुपालन

    Html Rendering:- आउटलुक 2007, पहला आउटलुक था जो इंटरनेट एक्सप्लोरर HTML प्रतिपादन से बदल कर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड 2007 HTML प्रतिपादन हो गया। इसका मतलब है कि HTML और CSS आइटम्स जो वर्ड द्वारा नियंत्रित नहीं होते हैं उनका अब समर्थन नहीं होता है। दूसरी ओर, एचटीएमएल सन्देश जो वर्ड में बने होते हैं कमोबेश वैसे ही दिखेंगे जैसे वे लेखक को दिखाई देते हैं।इससे समाचारपत्रिकाएं और HTML/CSS रिपोर्टों का प्रकाशन प्रभावित होता है, क्योंकि वे अक्सर अपने लेआउट का गठन करने के लिए जटिल HTML और/या CSS का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, प्रपत्र को अब ई-मेल में एम्बेड नहीं किया जा सकता है।माइक्रोसॉफ्ट अन्टूराज़ आउटलुक का एकमात्र आधुनिक रूप है जो उचित रूप से सीएसएस का समर्थन करता है और मूल HTML या CSS में बिना कोई संशोधन के वेब ब्राउज़र और ईमेल के बीच निर्बाध प्रतिपादन की अनुमति देता है।
    Transport Neutral Encapsulation Format:- आउटलुक, स्वामित्व वाले अटैचमेंट फॉर्मेट का उपयोग करता है जिसे ट्रांसपोर्ट न्यूट्रल इनकैप्सुलेशन फॉर्मेट (TNEF) कहा जाता है जब एम्बेडेड (OLE) डॉक्युमेंट्स या आउटलुक विशिष्ट सुविधाओं का प्रयोग करते हुए संदेशों को रिच टेक्स्ट फॉर्मेट में संपादित किया जाता है। यह आमतौर पर संलग्न फ़ाइलों के रूप में मौजूद होता है, संदेश में winmail.dat या win.dat . इन फ़ाइलों में संदेश से अनुलग्न कोई भी नियमित फ़ाइल हो सकती है।TNEF, RFC अनुरूप नहीं है। इसके अलावा, आउटलुक के अलावा अन्य कोई ई-मेल क्लाइंट इसे देशी रूप से समर्थन नहीं करते हैं, हालांकि TNEF फ़ाइलों को डीकोड करने के लिए कई उपकरण मौजूद हैं।
    Calendar Compatibility:- आउटलुक, कैलेंडर और संपर्क के लिए डेटा और सिंकिंग विशेषताओं का समर्थन पूरी तरह से नहीं करता है, जैसे कि आईकैलेंडर, CalDAV, SyncML और vCard 3.0. आउटलुक 2007 का दावा है कि वह पूरी तरह से आईकैलेंडर के अनुरूप नहीं है; हालांकि यह सभी कोर वस्तुओं का समर्थन नहीं करता है जैसे कि VJOURNAL, VTODO.इसके अलावा, आउटलुक, vCard 2.1 का समर्थन करता है और vCard प्रारूप में एक एकल फ़ाइल के रूप में एकाधिक संपर्कों का समर्थन नहीं करता है। आउटलुक की इस बात के लिए भी आलोचना की गई है कि इसमें इन इंटरनेट मानकों के लिए मालिकाना “आउटलुक एक्सटेंशन’ है।
    Outlook add-ins:- आउटलुक ऐड-इन्स, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक अनुप्रयोगों के लिए छोटे सहायक कार्यक्रम हैं। ऐड-इन्स का मुख्य उद्देश्य है माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में नई कार्य क्षमताओं को जोड़ना और कुछ नियमित संचालन को स्वचालित करना है। ऐड-इन्स उन कार्यक्रमों को भी संदर्भित करता है जहां मुख्य कार्य आउटलुक फ़ाइल पर कार्य करना है जैसे कि तुल्यकालन या बैकअप उपयोगिताएं.आउटलुक 97 के बाद से, एक्सचेंज क्लाइंट एक्सटेंशन, आउटलुक में समर्थित हैं। आउटलुक 2000 और बाद वाले, विशिष्ट COM घटकों का समर्थन करते हैं जिसे आउटलुक ऐड-इन्स कहते हैं। बाद की पीढ़ियों के लिए सटीक समर्थित विशेषताओं (जैसे .NET घटक) को प्रत्येक रिलीज़ के साथ विस्तारित किया गया।
    Importing from other email clients:- वर्तमान में, आउटलुक, आउटलुक एक्सप्रेस और नोट्स लोटस से सन्देश आयात करने का समर्थन करता है। थंडरबर्ड से ईमेल प्राप्त करने के कुछ तरीके हैं; पहला एक टूल का उपयोग करना जो एक थंडरबर्ड फ़ोल्डर को ऐसे फॉर्मेट में परिवर्तित कर दे जिसे आउटलुक एक्सप्रेस से आयातित किया जा सके. इस विधि को फ़ोल्डर दर फ़ोल्डर संसाधित करना चाहिए. अन्य विधि है कुछ मुफ्त टूल का इस्तेमाल करना जो मूल फोल्डर संरचना को बनाए रखते हैं।

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